English version below Det er dejligt, at mange af os nu kan se frem til snart at komme tilbage på IFA, og jeg har allerede hørt fra mange ansatte, der glæder sig, baseret på bl.a. rektoratets udmelding i sidste uge, som jeg har kopieret nedenfor. Jeg beder jer dog udvise en lille smule tålmodighed endnu, og vente med at møde op på IFA til tidligst torsdag 28.5., og KUN hvis I i løbet af i morgen modtager besked om, at det kan accepteres. Vi har møde i det lokale samarbejdsudvalg i morgen tidlig, hvor det vil blive diskuteret hvilke medarbejdere, der kan komme tilbage først, og hvornår de øvrige kan komme tilbage. Det vil I alle tilfælde ske under hensyn til de vedhæftede retningslinjer, som I bedes læse grundigt og respektere. En del af dagen i morgen skal ligeledes bruges til at klargøre instituttet til at flere medarbejdere kan vende tilbage, dog kan vi desværre endnu ikke åbne bredt for de studerende. Med venlig hilsen fra Ulrik It is nice that many of us can now look forward to coming back to IFA soon, and I have already heard from many employees who are looking forward, based on, among other things, the rectorate’s announcement last week, which I copy below. However, I would like to ask you to show a little bit of patience still, and wait until at the earliest Thursday 28.5. to go to IFA, and ONLY if you are informed that this is acceptable, which will be in the course of tomorrow. We have a meeting in the local liaison committee tomorrow morning, where it will be discussed which employees can come back first, and when the others can come back. In all cases, this will be done taking into account the attached guidelines, which I kindly ask you to read thoroughly and adhere to. Some of the day tomorrow will also be used to prepare the Department for more employees to return, however we still cannot open the department fully to students. Best regards, Ulrik *************** Besked fra rektoratet, 21.05.20 / Message from the rector’s office 21.05.20: For English version, see below Den nye politiske aftale fra 20. maj om yderligere åbning af det danske samfund får stor indflydelse på arbejdsdagen for medarbejdere på Aarhus Universitet. Med aftalen bliver det nu muligt for mange af universitetets forskere og teknisk-administrativt ansatte at genoptage arbejdet i universitetets bygninger. Medarbejdere, der har arbejdssted i de dele af universitetet, som ligger i Jylland og på Fyn, vil med aftalen få fysisk adgang til arbejdspladsen. Aftalepartierne har valgt, at denne yderligere åbning i Region Hovedstaden og Region Sjælland begrænses til offentlig forskning, der kræver fysisk tilstedeværelse. Som udgangspunkt omfatter det alle forskere samt herudover det tekniske personale, der er nødvendig for at udføre forskningen. Læs aftale<http://www.stm.dk/multimedia/Aftale.pdf> For at åbne forsvarligt skal vi leve op til myndighedernes retningslinjer, hvilket vil indebære en række restriktioner. Fx i forhold til, hvor mange der kan være på arbejde samtidig, hvor tæt man kan sidde, ligesom der vil skulle udvises særlige hensyn i forhold til kontaktsteder som fx møderum, frokostrum, kaffeautomater samt for brug af toiletfaciliteter. Det kræver en meget nøje lokal planlægning, bygning for bygning, og planlægningen vil blive sat i gang hurtigst muligt. Når den er tilendebragt, vil det blive meldt ud lokalt, hvordan denne del af åbningen bliver grebet an. I vil således få besked fra jeres ledelse om, hvornår jeres arbejdssted er parat til at tage imod jer og under hvilke vilkår. Denne yderligere åbning af universitetet er et stort skridt i retning af en normaliseret hverdag, og det er glædeligt. Åbningen skal naturligvis ske forsvarligt i overensstemmelse med de sundhedsmæssige anvisninger af hensyn til den enkelte medarbejder og samfundet. Hvis I har spørgsmål, er I som altid velkommen til at henvende jer til jeres nærmeste leder. Vi opfordrer dog til om muligt at vente nogle dage, eftersom det store planlægningsarbejde, vi står foran, vil kræve noget tid. Hvor hverdagen vender mere tilbage til sin velkendte form for mange ansatte, fremgår det til gengæld af aftalen, at de videregående uddannelser først i fuldt omfang bliver en del af genåbningens fase 4 til august. Vi må forstå det sådan, at vi desværre kun kan give adgang til studerende på universitetet, hvis de er omfattet af de udvalgte eksamens- og undervisningsaktiviteter, der kræver fysisk tilstedeværelse. I aftalen fremgår det nemlig også, at ”videregående uddannelser kan afvikle mundtlige eksamener samt undervisningsaktiviteter, der kræver fysisk fremmøde”. Det vil kun være aktuelt for enkelte, udvalgte eksamener. Universitetet er allerede som en del af fase 2 i genåbningen i gang med at afvikle eksamens- og undervisningsaktiviteter fysisk på universitetet. Det foregår ligeledes i fuld overensstemmelse med de sundhedsmæssige anvisninger fra myndighederne. Vi er helt klar over, at mange studerende har et brændende ønske om at komme tilbage. Vi har ligeledes et ønske om, at studielivet genoptages, som vi kender det, og vi ser meget frem til gensynet med de studerende på vores campusser. Rektoratet - The new political agreement reached on 20 May on the next phase of the reopening of Danish society will have a big impact on working conditions for Aarhus University staff. Under this agreement, it will now be possible for many of the university’s researchers and technical/administrative employees to return to work in the university’s buildings. Employees who work at the university’s locations in Jutland and on Funen will have access to their workplace at the university. For the Capital Region of Denmark and Region Zealand, the parties to the agreement have limited this additional reopening to public sector research that requires physical attendance. As a rule, this applies to all researchers and the technical personnel who are needed for research to be carried out. To reopen in a responsible way, we must comply with the guidelines laid down by the authorities, which will involve a number of restrictions. For example, in relation to how many employees may be at work at the same time and physical distancing, just as it will be necessary to exercise particular caution in relation to contact points like meeting rooms, lunch rooms, coffee machines and restrooms. Compliance will require very detailed planning at the local level, building by building, and this process will begin as quickly as possible. When it has been concluded, details on this phase of the reopening will be organised will also be announced at the local level. In other words, you will be informed by your management about when your place of work will be ready for you to return, and under what conditions. This additional reopening of the university is a major step towards resuming our normal daily lives, which is extremely positive. Naturally, the reopening must take place in a responsible way, in compliance with the healthcare authorities’ instructions, out of consideration for the individual employee and society. If you have questions, you are always welcome to contact your immediate supervisor. However, we encourage you to wait a few days, because there is a lot of complex planning to be done, and this will take some time. But while daily life will return to something resembling normality for many employees under the agreement, on the other hand, advanced degree programmes will not fully reopen until phase 4 of the reopening in August. Unfortunately, what this means is that we can only give students access to AU’s campuses if they are involved in the selected exam and teaching activities that require physical attendance. The agreement also states that “advanced degree programmes may conduct oral exams as well as teaching activities that require physical attendance”. This will only apply to a few selected exams. As part of phase 2, the university is already conducting exam and teaching activities on campus. This is taking place in full compliance with the healthcare guidance from the authorities. We are well aware that many students have a keen desire to come back to campus. We share their desire to return to normal academic life, and we are very much looking forward to being reunited with our students on our campuses. The Rector’s Office