Kære alle, Jeg har haft møde med regnskabsafdelingen i dag om forskellige ting, og jeg vil derfor informere jer om følgende: 1. Det er nu Elisabeth K. Laursen og Britta (vikar) som styrer IFA og ISA´s workflow. Alle bilag og rekvisitioner skal lægges i Elisabeths bakke i postrummet. Det gælder såvel rekvisitioner til projekter som til instituttets rammer. Mange forskere lægger rekvisitioner til deres projektmedarbejder, hvilket de IKKE skal. 2. ØCS vil fremover styre udlevering af vore rekvisitionsblokke for bl.a. at indtaste vores nummerrækker i Navision, så de er genkendelige i systemet. Det er også udmærket, men da jeg har påpeget hvor ofte vi bruger dem til at identificere modtagere af pakker uden navne attention, har de lovet at give meddelelse til Birthe hver gang de udleverer en blok til vore medarbejdere. Birthe vil så fortsætte med ajourføring af vore ”rekv. bogs oversigt”. Lige nu vil jeg foreslå at de medarbejdere, der snart er færdig med en blok, går ned til Birthe og får en ny udleveret inden vi sender dem alle op til ØCS. Men herefter skal I altså henvende jer til Elisabeth: ek@science.au.dk når I skal have en ny rekvisitionsblok, som kommer via intern post. 3. Hvis I har problemer med workflow, skal I skrive til: <mailto:INDFAKHOTLINE@adm.au.dk> INDFAKHOTLINE@adm.au.dk 4. Bestillinger til eksisterende anlæg: Når I skiver en rekvisition til eksisterende anlæg skal I påføre dette på rekvisitionen, det er vigtigt af hensyn til rigtig registrering af anlægget. 5. Institutbiler: Vi har købt et Skyhost GPS system til Passaten og den nye værkstedsbil. Det betyder at vi fremover ikke skal føre kørebøger til de 2 biler, da det sker elektronisk. Vi kan til enhver tid se hvor bilerne opholder sig, og hvor og hvor meget de har kørt. Alle eksterne brugere, der skal betale for kørslen, skal ved bestillingen oplyse et kontonummer i Informationen til senere omposteringer. Uden konto – ingen bil. Benzin: Alle benzinbon´er SKAL afleveres således at ØCS kan kontrollere fakturaen når den kommer. Det er et kæmpearbejde at skulle spore hvem der har haft bilen og fyldt benzin på når de ikke får disse bon´er. Rekvisitioner og fakturaer: Rekvisitionsnummer skal altid oplyses til leverandøren og påføres fakturaen, således at ØCS har let ved konteringen, også for de rekvisitioner, der beløbsmæssigt er under den grænse der bliver tastet. Vh ruth