In English below Kære alle. I forlængelse af nedenstående mail, som alle naturligvis skal læse og respektere, vil jeg på IFA indtil videre indføre forbud mod at modtage nye udenlandske gæster, medmindre det fremgår af skriftlig ansøgning til mig, at der er meget gode grunde til at de skal komme, at det skal være nu, og at deres besøg ikke kan erstattes af f.eks. video-konference. Jeg tager stilling sag for sag, men den generelle retningslinie vil være at det ikke er muligt. De gæster vi allerede har på IFA, er naturligvis stadig velkomne. Mvh. Ulrik Dear all. In continuation of the email announcement below, which everyone must of course read and respect, I hereby require that you do not have new visitors from abroad at IFA, unless it is stated in a written application to me that there are very good reasons why they need to come, why it must be now, and that their visit cannot be replaced by e.g. video conference. I will decide on a case-by-case basis, but the general rule will be that it is not possible. Any guests already at IFA are of course still welcome. Best regards, Ulrik From: "bulkmail.au" <bulkmail.au-bounces@MailList.au.dk> on behalf of "No-reply, Aarhus Universitet" <noreply@au.dk> Date: Wednesday, 11 March 2020 at 08.01 To: "'bulkmail.au@Maillist.au.dk'" <bulkmail.au@Maillist.au.dk> Subject: Nye foranstaltninger for at begrænse smitte af coronavirus // new measures to limit the spread of the corona virus In English below Kære medarbejder på Aarhus Universitet Som det er alle bekendt, er situationen alvorlig i forhold til coronasmitte i Danmark i disse dage. Som uddannelses- og statsinstitution har vi et særligt ansvar for at bidrage til at begrænse smitten, hvilket er myndighedernes meget klare fokus lige nu. Vi træffer derfor nu en række foranstaltninger beskrevet i det følgende for at leve op til det ansvar. Hvis du har/får symptomer, som kan tilskrives coronavirus, skal du hurtigt kontakte egen læge telefonisk og følge dennes anbefalinger. Hvis du har haft eller får tæt kontakt til en person, der har en coronavirusinfektion, skal du ligeledes kontakte egen læge telefonisk og følge dennes anbefalinger. Som universitet finder vi det afgørende, at vi i videst muligt omfang opretholder vores kerneaktiviteter i forhold til samfundet, uddannelse, forskning og rådgivning af myndigheder. På nuværende tidspunkt fortsætter universitetets fem fakulteter afviklingen af de planlagte undervisningsaktiviteter, både i forhold til undervisning og eksamen, dog med én undtagelse, idet de medicinstuderende på kandidatuddannelsen ikke længere må møde op til fysiske forelæsninger og holdundervisning på universitetshospitalet – foreløbig marts måned ud. Læs mere her<https://clin.medarbejdere.au.dk/forskerstoette/kort-om-corona-paa-ikm/> Vi lader indtil videre biblioteker, læsepladser og kantiner være åbne. Det sker for at sikre de studerendes adgang til studiepladser. Dog indskærper vi, at alle brugere af disse faciliteter viser hensyn til hinanden ved fx at holde afstand samt vaske eller afspritte hænder, når man går ind og ud af lokalet. Dermed bidrager vi til at forebygge smitten (læs nærmere på coronasmitte.dk – forbyg smitte<https://politi.dk/coronavirus-i-danmark/forebyg-smitte>) Digitale undervisningsplatforme Vi forbereder os på det scenarium, at vi ikke kan afvikle undervisning på traditionel vis og er ved at etablere mulighed for fjernundervisning gennem digitale undervisningsløsninger. Vi regner med inden for ganske kort tid at kunne indføre fjernundervisning for langt de fleste undervisningsaktiviteter, såfremt det bliver nødvendigt. Forskning De lokale forskningsaktiviteter fortsætter uændret for nuværende. Såfremt situationen hindrer det, skal du informere din nærmeste leder. Arrangementer, herunder fx konferencer og seminarer Gældende fra nu og indtil andet måtte blive meddelt, afvikler vi kun arrangementer som konferencer og seminarer, hvis afholdelse er kritisk for kerneaktiviteterne uddannelse, forskning og rådgivning. Arrangementer, som ikke er kritiske for uddannelse, forskning og rådgivning, aflyses eller udskydes – det gælder også arrangementer med under 1000 deltagere. Det drejer sig både om arrangementer, vi selv står bag, og arrangementer med eksterne arrangører på Aarhus Universitet. Hvis du er i tvivl, om et arrangement, du som medarbejder står bag, skal afholdes, skal du afklare dette med din nærmeste leder. Hvis afholdelsen af et arrangement vurderes at være kritisk i forhold til uddannelse, forskning eller rådgivning og derfor bør afvikles, så følg nøje myndigheders anvisninger om forholdsregler (link til coronasmitte.dk<http://www.coronasmitte.dk/>). Dog gælder myndighedernes anbefaling om ikke at afholde arrangementer med mere end 1000 deltagere naturligvis fortsat. Med disse foranstaltninger følger det naturligt, at sociale arrangementer på universitetet bør aflyses eller udskydes. Hvis du som medarbejder er i tvivl, om et arrangement bør aflyses eller udskydes, skal du afklare dette med din nærmeste leder. Vi oplever allerede nu, at mange melder fra til arrangementer på universitetet. Ligesom der fx er eksterne oplægsholdere eller samarbejdspartnere, som ikke ønsker at komme på universitetet i den nuværende situation. Vi opfordrer jer medarbejdere til at være påpasselige med, hvilke aktiviteter I deltager i forbindelse med tjenesten. Hvis det ikke er en aktivitet, hvis afholdelse er kritisk for uddannelse, forskning eller rådgivning, bør I generelt undlade at deltage. Tjenesterejser til udlandet Alle tjenesterejser til udlandet bør indtil videre udskydes eller aflyses. Det gælder for tjenesterejser til alle lande. Det kan virke drastisk, men vi gør dette for at begrænse smitte til og fra Danmark. Administrative medarbejdere og medlemmer af ledelsen vil for indeværende ikke tage på tjenesterejser til udlandet. Tjenesterejser indlands Aarhus Universitet anbefaler, at medarbejdere og studerende nøje følger myndighedernes anvisninger i forhold til offentlig transport. Studierejser Undervisere og studerende bør indtil videre undlade at tage på studierejser. Transport til og fra universitetet Aarhus Universitet anbefaler, at medarbejdere og studerende nøje følger myndighedernes anvisninger i forhold til offentlig transport. Rejser i privat regi Universitetet anbefaler, at medarbejdere følger myndighedernes anbefalinger vedrørende rejser til udlandet<https://politi.dk/coronavirus-i-danmark/hvis-du-skal-ud-at-rejse>. Taskforce og løbende opfølgning Vi har etableret en corona-taskforce på universitetet, som følger situationen nøje, og som løbende er i kontakt med de øvrige universiteter. Følg med på AU’s corona-hjemmeside. Der vil komme nye informationer i takt med udviklingen. På vegne af universitetsledelsen Arnold Boon, Berit Eika og Brian Bech Nielsen · Dear Aarhus University employee, As I’m sure you’re aware, the coronavirus outbreak in Denmark right now is a serious situation. As an educational and state institution, we have a special responsibility to do our part to limit the spread of the virus, which is the government's very clear focus right now. To live up to our responsibility, we have decided to introduce a number of measures that will be described below. If you have any symptoms that can be attributed to the coronavirus, you must immediately contact your own doctor by phone and follow his or her recommendations. If you have had or are in close contact with someone who has a coronavirus infection, you must also contact your own doctor by telephone and follow his or her recommendations. As a university, it is crucial that we continue to perform our core activities to the greatest extent possible in relation to society, education, research and public sector consultancy. For the moment, the university’s five faculties will continue to carry out planned teaching activities, both in relation to classes and exams. However, there is one exception: medical Master’s degree students must not participate in physical lectures and classroom instruction at the university hospital. For the time being, this will apply for the month of March. Read more here<https://clin.medarbejdere.au.dk/en/forskerstoette/coronavirus-at-clinical-medicine/> We will also keep libraries, study spaces and cafeterias open for the time being. We are doing so to make sure that students have access to study spaces. However, we strongly emphasise that users of these facilities must show consideration for each other, for example by maintaining social distance and washing or disinfecting their hands when entering and leaving the room. In this way, we can contribute to limiting the spread of the virus (read more on the coronasmitte.dk website – in English<https://politi.dk/en/corona-virus-covid-19-in-denmark>) Digital teaching platforms We are preparing for the eventuality that we will be unable to conduct teaching as usual, and are in the process of setting up digital teaching solutions that will enable remote teaching. We expect to be able to introduce remote teaching for the majority of teaching activities in a very short time in the event that this becomes necessary. Research Research activities at the departments and centres will continue as usual at present. If the situation makes this impossible for you, inform your immediate supervisor. Events including conferences and seminars Effective immediately and until further notice, events such as conferences and seminars will only be held if they are critical to the core activities education, research and consultancy. Events that are not critical to education, research and consultancy must be cancelled or postponed. This also applies to events with under 1000 participants, and to events organised by Aarhus University as well as events held at Aarhus University by external organisers. If you are in doubt about whether an event for which you are responsible as an employee should be held, you must discuss and clarify this with your immediate supervisor. If an event is considered critical to education, research or consultancy and should be held for that reason, the authorities’ instructions regarding the necessary precautions must be followed carefully (link to coronasmitte.dk<https://politi.dk/en/corona-virus-covid-19-in-denmark>). Please note that naturally, the authorities’ recommendation not to hold events with over 1000 participants must still be followed in all cases. As a natural consequence of these precautions, social events at the university should be cancelled or postponed. If you are in doubt about whether an event should be cancelled or postponed, discuss and clarify this with your immediate supervisor. We are already seeing that many participants in events at the university are cancelling, just as there are external speakers and partners who do not wish to visit the university under the current circumstances. We encourage all employees to exercise caution in relation to what work-related activities you participate in. If an activity is not critical to education, research or consultancy, as a general rule, you should refrain from participating. Work-related travel abroad For the time being, all work-related travel abroad should be postponed or cancelled. This applies to work-related trips to all countries. This may seem drastic, but we are introducing this measure to limit the spread of infection to and from Denmark. Until further notice, there will be no travel abroad for administrative employees and members of management. Domestic work-related travel Aarhus University advises employees and students to follow the government’s instructions regarding public transportation carefully. Study trips Teaching staff and students should cancel any study trips for the time being. Transportation to and from the university Aarhus University advises employees and students to follow the government’s instructions regarding public transportation carefully. Non-work-related travel The University advises employees to comply with the Danish authorities’ recommendations concerning trips to other countries<https://politi.dk/coronavirus-i-danmark/hvis-du-skal-ud-at-rejse> (In Danish only) Task force We have a corona task force at the university that is monitoring the situation closely, and which is in regular contact with the other Danish universities. On behalf of the senior management team, Arnold Boon, Berit Eika and Brian Bech Nielsen