Modtaget fra ØCS til alle ansatte. vh ruth ******************************* Ruth Laursen Head of Administration Department of Physics and Astronomy Ny Munkegade 120 8000 Aarhus C Denmark e-mail: ruth@phys.au.dk Office: 1522-212 Mobile: 2338 2335 Kære alle, Hermed et par nyheder og afklaringer omkring AURUS - vores nye rejse- og udgiftsafregningssystem (English version below) Der er pr. d.d. kommet nye retningslinjer vedr. FORSKUD: · Kan du udbetales til ansatte · Ansatte berettiget til kreditkort kan IKKE modtage forskud · Studerende, gæstelærere og censorer er ikke berettiget til kreditkort · Forskud kan tidligst udbetales 14 dage før planlagt rejsetidspunkt · Afregning foretages senest 14 dage efter hjemkomst · Maksimalt forskudsbeløb 10.000 · Forskud gives ikke ved længerevarende rejser http://medarbejdere.au.dk/oekonomi/oko/menu2/aurusrejseogudgiftsafregningssy... KREDITKORT · Al administration af kreditkort foregår via det centrale regnskabskontor · Vi har lagt link til oprettelse og mail adresse på Økonomicenter Sciences' (ØCS) hjemmeside: http://science.au.dk/services/oko/ <http://science.au.dk/services/oko/> * Blanket til kreditkort kan hentes her <http://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/oekonomi_bygninger/Uploaded_filer/Blanket_kreditkort_BUD_07-07-2010.pdf> . Det udfyldte skema sendes til MCansog@adm.au.dk <mailto:MCansog@adm.au.dk> * Du kan se hvordan du indbetaler på AU kreditkort her <http://medarbejdere.au.dk/oekonomi/oko/menu2/aurusrejseogudgiftsafregningssystem/spoergsmaalogsvar/hvordanindbetalerjegpaamitaukreditkort/> * Hvis du har glemt pinkode til AU mastercard: AUs kreditkort er udstedt gennem Danske Bank. Har man brug for en ny pinkode til sit kreditkort, skal der derfor rettes henvendelse direkte til Danske Bank på telefonnummer 70 20 20 20. Af sikkerhedsmæssige grunde vil man blive bedt om at oplyse både navn, cpr-nummer og kreditkortnummer. I løbet af nogle dage vil man få tilsendt en ny kode til sin private adresse. BRUGEROPRETTELSER · Brugeroprettelsesskema udfyldes: http://science.au.dk/services/oko/ * Skema til brugeroprettelse i AURUS kan hentes her <http://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/oekonomi_bygninger/Uploaded_filer/Blanket_Adgang_til_workflow__AURUS_.pdf> Det udfyldte skema sendes til AURUSopret@science.au.dk <mailto:AURUSopret@science.au.dk> · Underskrftsberettiget er undertegnede. Så der behøver ikke at være en underskrift på den udfyldte blanket inden den mailes til ovenstående adresse · Alle brugeroprettelser skal godkendes af ØCS inden der foretages oprettelse · Er man i tvivl om sin stedkode, kan den findes her: Oversigt over EAN-nr, stedkoder og kobling til regnskabsmedarbejder finder du her <http://science.au.dk/fileadmin/site_files/science.au.dk/NF/Okon/NAT_Regnskabsmedarbejdere.pdf> Valg af KONTROLLANT og GODKENDER · Når man opretter sin rejse- eller udgiftsafregning i AURUS skal man ALTID vælge: o NAT-KONTROLLANT GRUPPEN som kontrollant o Din PROJEKTADMINISTRATOR som godkender Påføring af PROJEKTNUMMER · Husk altid at påføre det 6 cifrede projektnummer i FORKLARINGSFELTET på rejseafregningen i AURUS således at vi ved, hvordan afregningen skal konteres EU PROJEKTER/REGIONALFONDSPROJEKTER = ORIGINALBILAG skal sendes til ØCS. · Da vi har øget dokumentationskrav overfor EU projekter skal man, når et EU projekt betaler for en rejse eller en udgift, påføre rejsenummeret som automatisk genereres i AURUS og sende alle originalbilag til os. Førend vi har modtaget originalbilagene vil afregningen ikke blive sendt til udbetaling. Sidst men ikke mindst. Der ligger god vejledning og quickguides på hjemmesiden som findes her: http://medarbejdere.au.dk/oekonomi/oko/menu2/aurusrejseogudgiftsafregningssy... Dear Everyone, We now have some news and updates about AURUS - AU's Travel and Expense Management System ADVANCE PAYMENTS · Can only be given to employees · Employees entitled to a credit card cannot receive an advance payment · Students, guest lectures and censors are not entitled to a credit card · Advance payments cannot be cashed before 14 days prior to travelling · The advance payment must be settled at the latest 14 days upon returning · The limit to advance payments are 10,000 DKK · Advance payments will not be given to long term travelling · See the full text (in Danish only) http://medarbejdere.au.dk/oekonomi/oko/menu2/aurusrejseogudgiftsafregningssy... <http://medarbejdere.au.dk/oekonomi/oko/menu2/aurusrejseogudgiftsafregningssystem/kontantforskud/> CREDIT CARD · All administration of the credit card is done directly at the central accounting office · You will find a link to the template for new credit card holders from Economy Centre Sciences' (ØCS) website : http://science.au.dk/services/oko/ <http://science.au.dk/services/oko/> · Template for new creditcard users can be found here her <http://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/oekonomi_bygninger/Uploaded_filer/Blanket_kreditkort_BUD_07-07-2010.pdf> · When filled in send it to MCansog@adm.au.dk <mailto:MCansog@adm.au.dk> * If you have forgotten your pin code for mastercard: AURUS mastercards has been issued through Danske Bank. Have you forgotten your pin code you need to contact Danske Bank directly on phone 70 20 20 20. For security reasons you will be asked to state Name, cpr. number and credit card number. Within a few days you will receive a new code to your private address NEW AURUS USERS · Please fill in this template her <http://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/oekonomi_bygninger/Uploaded_filer/Blanket_Adgang_til_workflow__AURUS_.pdf> (English version should be underway) And send it to AURUSopret@science.au.dk <mailto:AURUSopret@science.au.dk> · It does have to be signed. All new users should be approved and signed by Economy centre Science · If you cannot remember your "stedkode" please look at this overview her <http://science.au.dk/fileadmin/site_files/science.au.dk/NF/Okon/NAT_Regnskabsmedarbejdere.pdf> e Choosing CONTROLLER and APPROVER in AURUS · Always choose: o NAT-KONTROLLANT GRUPPEN as controller (kontrollant) o Your PROJECT ADMINISTRATOR as approver (godkender) Remember to state PROJECT NUMBER · Always state the 6 digit project number which should be paying for the expense · The project number should be stated in the Explanation field (forklaringsfeltet) EU PROJECTS = ORIGINAL travel documents/receipts should be send to ØCS stating the travel number from AURUS · This procedure is due to the enhanced need for documentation on these projects · Until we receive the original documentation the expenses will be cashed out Last but not least. Good guidance is to be found on website: her <http://medarbejdere.au.dk/en/oekonomi/oko/menu2/aurusrejseogudgiftsafregningssystem/quickguidesforthetraveler/> (For english version first click the english flag in the top right corner) Hilsen Sanne Olofsson Dolmer Souschef, Økonomi Naturvidenskabelige Faktultet Aarhus Universitet sanne@science.au.dk Mob: +45 2338 2176 Tel: +45 8942 5534 CVR: 31-11-91-03 EAN NAT: 5798000419766 EAN iNANO: 5798000420120