[English version below}

Kære IFA medarbejder.

En revideret udgave af AU’s rejsepolitik træder i kraft med virkning fra mandag den 3. oktober og indeholder nu en generel opfordring til at rejse med ekstra omtanke for klimaet.

Det har betydning for jer, når I fremover bestiller rejser. Derfor vil jeg gerne bede jer om at orientere jer i den reviderede rejsepolitik. Nedenfor har I et overblik over de vigtigste ændringer – og vedhæftet er rejsepolitikken i sin fulde længde.

Rejsepolitikken er revideret for at bidrage til AU’s klimamål. Udkastet er udarbejdet af en bredt sammensat arbejdsgruppe og har været i høring på universitetet. Den reviderede rejsepolitik er endeligt vedtaget af universitetsledelsen.

Har I spørgsmål:

• vedr. klimahensyn i rejsepolitikken, kontakt:
  Specialkonsulent ved universitetsledelsens stab, Andreas Sindal Stounbjerg stounbjerg@au.dk
• vedr. andre forhold i rejsepolitikken og rejser generelt, kontakt:
  Teamleder i Rejsegruppen, AU Økonomi, Eva Kristensen, eva.kristensen@au.dk

Venlig hilsen

Ulrik

Få et overblik over ændringerne i AU’s rejsepolitik
Overordnet indeholder den reviderede rejsepolitik en eksplicit opfordring til at se på egne rejsevaner og genoverveje rejseformen ved blandt andet at:

• vælge den mest klimavenlige rejseform i videst muligt omfang.
• udfordre omfanget af fysiske møder i eksisterende, veletablerede netværk.
• overveje, om rejsen kan erstattes af virtuelle møder – eller planlægges tættere på medarbejderens geografiske placering.
• tage tog frem for fly, hvis rejsetiden med tog er under 5 timer pr. vej.

Overvejelser om rejseform sker naturligvis også med afsæt i, at det praktisk og tidsmæssigt kan hænge sammen for den enkelte. 

Særligt for tjenesterejser med bil

• AU-medarbejdere opfordres til at anvende AU’s elbiler frem for egen diesel-/benzinbil.

• AU-medarbejdere, der bruger egen bil i tjenesteøjemed, opfordres til at indtænke samkørsel med andre. 
• Ifm. billeje opfordres alle til at leje en elbil, hvis det er praktisk muligt og økonomisk forsvarligt.

Særligt for indenrigsrejser
For indenrigsrejser gælder, at de som udgangspunkt bør foregå via tog og/eller samkørsel. Flyrejser inden for landets grænser kan dog være en mulighed, hvis særlige faglige eller praktiske hensyn nødvendiggør dette, eller hvis rejsen er et led i en udenrigsrejse.

Særligt for booking af flyrejser
Selvom man fortsat kan købe sin flybillet direkte ved flyselskabet, opfordres alle medarbejdere kraftigt til at booke deres flyrejser via AU’s rejsebureau, Carlson Wagonlit Travel Danmark (CWT), som bl.a. kan trække data om CO₂-udledninger relateret til rejsen. Denne data er vigtig for at kunne følge med i, om klimaindsatsen har den ønskede effekt. Læs mere om brugen af CWT, og se vejledninger her. (Siden vil blive opdateret mandag den 3. oktober)

------------------------------------

Dear IFA employee.

A revised version of AU’s travel policy comes into force on Monday 3 October. It encourages all staff to travel with an even greater focus on reducing climate impact.

The recommendations it contains will be relevant for you to keep in mind when you book travel, so it’s important that you familiarise yourselves with the revised policy. The most important changes are outlined below. You’ll also find the full text of the updated travel policy attached.

AU’s travel policy has been revised to contribute to achieving the university’s climate goals. The draft was prepared by a broadly representative working group and was sent for consultation at the university. The revised travel policy has now been approved by the senior management team.

If you have questions

• about the climate aspects of the travel policy, contact:
  Andreas Sindal Stounbjerg, special consultant, the Rector's Office, stounbjerg@au.dk
• about other aspects of the travel policy and travel generally, contact:
  Eva Kristensen, team leader, Travel Expense Accounts, eva.kristensen@au.dk

Best regards,

Ulrik

A summary of the changes to AU’s travel policy
The new policy explicitly encourages staff to think about their own travel habits and reconsider the forms of travel they use by, among other things:

• choosing the most climate-friendly form of travel whenever possible.
• challenging the number of in-person meetings held in well-established existing networks.
• considering whether the trip can be replaced by on-line meetings, or be planned closer to home.
• travelling by train rather than by plane, if the train trip is less that five hours each way.

When planning a trip, staff should also naturally balance travel time and logistics in relation to the demands of their work schedule and private life. 

On business travel by car

• AU staff are encouraged to use AU’s electric cars instead of their own diesel/petrol cars.

• AU staff who use their own cars for business trips are encouraged to carpool wherever possible. 
• In relation to car rental, staff are encouraged to rent electric cars whenever it’s practically and economically feasible to do so.

On domestic travel
For domestic travel, as a general rule, staff should travel by train and/or carpool. However, there may be cases in which domestic air travel is necessary for practical or professional reasons, or in connection with international flights.

On booking air travel
Although it’s still possible to book plane tickets directly from the airline, all staff are strongly encouraged to use AU’s travel agency Carlson Wagonlit Travel Denmark (CWT) instead. For one thing, CWT can access data on carbon emissions from trips booked through them. The university needs this data in order to be able to evaluate whether its climate policy is having the desired effect. Read more about how to book travel with CWT and find user’s guides here (the site will be updated Monday 3 October).