Kære alle,
Til orientering.
Det med beløbsgrænsen for indtastning af rekvisitioner vil jeg drøfte med Sanne, for det gælder ikke alle leverandører at faktureringen flyder løbende.
F.eks. er leverancer gennem NFIT ofte flere måneder undervejs I systemet, fordi det er interne posteringer.
Vh
ruth
*****************************
Ruth Laursen
Head of Administration
Department of Physics and Astronomy
Aarhus University
Ny Munkegade 120
DK - Aarhus C
e-mail: ruth@phys.au.dk
Phone: +45 8942 3706
Mobile: +45 2338 2335
Office: 1522-212
Kære alle,
Som de fleste nok er jer bekendt så vender Lone Taulborg snart tilbage fra sin barsel. Helt præcist tirsdag d. 24/5. I den anledning har vi benyttet lejligheden til at få strømlinet de sidste af arbejdsgangene i ØCS. Som bekendt har den faglige organisationsproces resulteret også i organisatoriske ændringer på de administrative søjler. Det er således besluttet, at regnskabsmedarbejderne på hele AU på sigt skal placeres i et samlet transaktionscenter.
Lones stilling har hidtil været delt mellem regnskabsarbejde og projektadministration og vil fremadrettet udelukkende bestå af projektadministration. Regnskabsarbejdet, dvs. fakturaer og rejser for hele IFA (herunder ISA) vil fremover blive varetaget af Elisabeth. Mie, som har været barselsvikar for Lone, vil i overgangsperioden beholde disse opgaver og på kyndig vis få lært Elisabeth op så ingen opgaver falder til jorden og effektiviteten opretholdes.
I samme åndedrag er det besluttet, at kun rekvisitioner med en købsfaktura ex. moms på 20.000 kr. eller derover vil blive tastet på ordren. Erfaringen viser, at fakturaerne flyder så fornuftigt, at den månedlige status man får på sine projekter vil være fint retvisende på baggrund af regnskabstal. De ordrer der naturligvis er relevante som ordrer er de større anlæg hvor processen ofte er længere, derfor denne grænse.
Fra 1. juli vil vi desuden overgå til, at vi udsender NAT rapporter en gang om måneden. Disse giver det fulde overblik over et givent projekt. En resultatopgørelse; forbrug+budget i en oversigt, ansættelser + de enkelte posteringer. Vi ved fra erfaring at forskerne på de andre institutter er glade for disse oversigter. Oversigterne udsendes ca. medio i måneden og medtager regnskabstal til og med måneden forinden. Dvs. NAT rapporterne for juli vil indeholde tal til og med juni måned.
Vi håber, at I vil modtage Lone (og Elisabeth) med venlighed og tålmodighed så de på bedste vis kan sætte sig ind i deres nye arbejdsfunktioner og finde sig til rette med disse.
Har I spørgsmål er I naturligvis altid velkomne til at rette henvendelse til os.
Hilsen
Sanne Olofsson Dolmer
Souschef, Økonomi
Naturvidenskabelige Faktultet
Aarhus Universitet
Mob: +45 2338 2176
Tel: +45 8942 5534
CVR: 31-11-91-03
EAN NAT: 5798000419766
EAN iNANO: 5798000420120
ØCS: http://science.au.dk/services/oko/