English below

Kære kollega.

Det er dejligt at kunne fortælle, at IFA nu åbner igen for ansatte, fra og med i morgen, torsdag 28.5.20.

I denne fase åbnes for alle medarbejdere og ph.d.-studerende på både del A og del B. Der er mulighed for, at øvrige studerende med eksperimentelle projekter, eller hvor vejlederen i øvrigt vurderer det vigtigt med fremmøde på IFA, kan få adgang ved at vejlederen sender en kort, begrundet anmodning til Ann-Berit, som kan åbne for vedkommendes adgangskort, se nedenfor. Til de af jer der har haft adgang allerede: fra og med i morgen skal Google Sheets og kalender-anmodning ikke længere benyttes.

Undgå unødig smitte

Vi skal stadig passe på os selv og hinanden og følge Sundhedsstyrelsens råd om at beskytte os mod smitte, f.eks. ved at holde min. en meters afstand til hinanden. Vi skal derfor alle efterleve Aarhus Universitets retningslinjer for genåbningen, som de fremgik af den mail der blev rundsendt i går 26.5.20, og som her er vedhæftet igen.

Der er opstillet håndsprit for alle på de relevante steder, og vi har også handsker til rådighed.

Bygningsservice sikrer regelmæssig grundig rengøring, og alle medarbejdere på IFA bidrager til rengøring af fælles kontaktflader, f.eks. ved kaffemaskiner eller ved selvbetjeningssteder såsom acceleratorværkstedet eller kontorartikel-skabene i informationen.

Vi opfordrer til, at tilbagevenden til IFA foregår med et vist mådehold i overensstemmelse med universitetets udmelding: “Universitetet tilstræber, at en del af de ansatte fortsætter med hjemmearbejde en tid endnu.”. Der er således generel opbakning fra ledelsen til, at man kan arbejde hjemme, hvis det ellers giver mening i forhold til jobbet. Vi opfordrer desuden til, at IFAs medarbejdere bidrager til at undgå myldretidstrafik i den offentlige transport, f.eks. ved at møde og tage hjem på ’skæve tidspunkter’, dvs. om muligt ikke omkring kl. 8 og 16.

Flermandskontorer

Deler du kontor med flere, opfordrer vi til, at I indbyrdes træffer aftaler om god kontorkutyme. Af hensyn til de enkelte medarbejderes tryghed tilskyndes det desuden, at disse kontorer kun tilgås af de personer, som rent faktisk har kontorplads. Luft ud jævnligt og rengør fælles kontaktflader som dørhåndtag, lyskontakter mm.

Møderum, laboratorier, kaffe- og fællesrum

Der er opsat plakater med information om det maksimale antal personer, der samtidigt må være i et lokale og retningslinjer for rengøring af kontaktflader. Der vil være desinfektionsmidler i lokalerne.

I kafferum må der kun være én ad gangen, så vi opfordrer til at bruge kantinerne og øvrige store fællesarealer og møderum, når vi samles flere. Der må max. være én ad gangen i elevatorerne, så benyt trappen hvis du kan.

Vejledere

Studerende, der ikke er phd-studerende, har kun adgang i forbindelse med undervisning og eksamen. Sådanne studerende med et eksperimentelt projekt kan, som nævnt, dog anmode vejlederen om adgang til IFA. Vejleder sender efter godkendelse en mail med studerendes navn + AUID til Ann-Berit Porse Stærkær, aps@phys.au.dk, så adgangskortet kan åbnes.

Som vejleder er det herefter dit ansvar at sikre, at den studerende er bekendt med retningslinjerne for genåbningen og tilse at de overholdes. Den studerende kan ikke benytte sin evt. læse- eller kontorplads i denne periode.

Kantiner

Det er stadig uklart, hvornår de åbner. Vi orienterer jer, så snart vi ved mere.

Særligt i forhold til sygdom

Du må ikke møde på arbejde, hvis du har milde symptomer, der kan tyde på COVID-19. Vi skal følge Sundhedsstyrelsens retningslinjer for ’nære kontakter’, såfremt samlevende har symptomer eller er smittede. Vi opfordrer til, at du i så fald lader dig teste for smitte, og først møder på arbejde 48 timer efter symptomer er ophørt.

Spørgsmål

Er du noget du er usikker på, ønsker du at arbejde hjemmefra, eller er du i tvivl om, hvordan du skal forholde dig, så kontakt din nærmeste leder.

Med venlig hilsen fra IFAs Samarbejdsudvalg (du kan finde LSUs medlemmer her: https://phys.au.dk/om-instituttet/udvalg/).

Dear colleague.

It is a pleasure to be able to tell you that IFA is now opening again for employees, starting from tomorrow, Thursday 28.5.20.

During this phase, all employees and PhD students on both part A and part B are given access. There is a possibility for other students with experimental projects, or where the supervisor also assesses high importance of attendance at IFA, to be admitted by the supervisor sending a short, reasoned request to Ann-Berit, who can open for his or her key card, see below. For those of you who have already had access: as of tomorrow, Google sheets and calendar requests will no longer be necessary.

Avoid unnecessary contamination

We still need to take care of ourselves and each other and follow the Danish Health and Medicines Authority's advice to protect ourselves against infection, e.g. by keeping at least one metre distance to each other. For this reason, we must all comply with Aarhus University's guidelines for the reopening, as they appear from the email that was circulated yesterday 26.5.20 and attached to this email. There is hand desinfection for everyone at the relevant locations, and we also have gloves available. Building services ensure thorough cleaning regularly, and all employees at IFA are expected to contribute to the cleaning of shared contact areas, e.g. in the case of coffee machines or at self-service locations such as the accelerator workshop or the office article cabinets at the information.

We are calling for the return to IFA to take place in accordance with the university's announcement: "The university aims for some of its employees to continue to work remotely for some time yet." There is thus general support from the management that you can work at home if it makes sense in relation to the job. We also encourage IFA’s employees to help avoid rush-hour traffic with the public transportation, e.g. by meeting and taking home at 'odd hours', i.e. if possible not around 8 and 16.

Multi-person Offices

If you share your office with others, we encourage you to make agreements on good office usage. In order to ensure the safety of the individual employees, it is also encouraged that these offices will only be accessed by the people who actually have an office space. Let in fresh air regularly and clean common contact areas such as door handles, light switches etc.

Meeting rooms, laboratories, coffee and communal areas

There are posters with information about the maximum number of people who are at the same time in a room and guidelines for cleaning the contact surfaces. There will be disinfectants available in the rooms. In the coffee rooms, there must be only one at a time, so we encourage you to use the canteens and other large communal areas and meeting rooms when we gather more. There may be a maximum of one at a time in the lifts, so use the stairs if you can.

Supervisors

Students who are not PhD students are only allowed in connection with teaching and exams. As mentioned above, such students with an experimental project may, however, request the supervisor to have access to IFA. Subject to approval, the supervisor must send an email with the student's name + AUID to Ann-Berit Porse Stærkær, aps@phys.au.dk, so that the access card can be opened. As a supervisor, it is your responsibility to ensure that the student is familiar with the guidelines for the re-opening and to ensure that they are met. Students may not use their study or office space during this period.

Canteens

It is still unclear when they open. We will be briefing you as soon as we know more.

Particularly in relation to illness

You are not allowed to come to IFA to work if you have mild symptoms that may indicate COVID-19. We must comply with the Danish Health and Medicines Authority's guidelines for 'close contacts', provided that the cohabitant has symptoms or has been infected. In this case, we encourage you to test for infection, and you will not be allowed to work until 48 hours after the symptoms have ended.

Questions

If you are not sure whether you want to work from home, or if you are in doubt about how to perform your work assignments, please contact your immediate supervisor.

Best regards from the IFAs Liaison Committee (you can find LSUs Members here: https://phys.au.dk/en/profile/committees/).