Kære alle,

Vi har haft nogle tilfælde hvor nogle fakturaer har hængt i workflowet i meget lang (alt for længe) tid. Når vi rykker, bliver der sagt at ”dem har I da godkendt en gang”.

Det er således, at I ofte glemmer at læse bemærkninger, det er måske en oplysning Gunhild/Lone mangler, og den skal derfor sendes retur til fakturamanager med den oplysning hun beder om for at hun kan kontere fakturaen. Hvis I ikke læser disse bemærkninger og bare sender den videre til en disponent, så er hun jo nødt til at returnere til fakturamanager til færdiggørelse.

Når den så er konteret, kommer den tilbage til jer til endelig godkendelse og videreforsendelse til disponent, derfor vil I i disse tilfælde se den samme faktura 2 gange.

Prøv at læse historikken hvis I oplever at få den samme faktura 2 gange, her kan I nemlig se hvordan den er cirklet rundt i systemet.

Iøvrigt: hvis I ikke har slået mail advis til, så er det vigtigt, at I mindst en gang om dagen tjekker om I har fakturaer til godkendelse.

Hvis vi har fakturaer, der hænger i workflowet, vil vore regnskaber ikke være retvisende, og det er utrolig vigtigt, især i denne tid, hvor vi nærmer os årsafslutning.

Vh

ruth

********************************************

Ruth Laursen

Head of Administration

Department of Physics and Astronomy

Aarhus University

Ny Munkegade 120

DK- 8000 Aarhus C

Telephone: 8942 3706

Mobile:  2338 2335

Office: 1522-212

e-mail: ruth@phys.au.dk