Kære alle

For nogen tid siden sendte jeg denne mail, som jeg sætter ind sidst i denne skrivelse.

Det viser sig nemlig at I ikke overholder systemet med at oplyse og skrive en rekvisition når I bestiller varer ved NFIT.

Bodil har i dag fået bilag fra NFIT og ved ½-delen mangler rekv. nummer, og så skal hun til at bruge tid på at tjekke hver eneste bestilling for at se om I overhovedet har afleveret en og så skal hun have den slettet. Det vil tage hende det meste af en dag, og det er ikke OK.

Derfor får i igen denne besked:

PROCEDUREN ER SÅLEDES:

I skriver en rekvisition med bestillingen med angivelse af kontostreng og  afleverer den til regnskabsafdelingen, præcis som ved andre bestillinger. Så bestiller I varen ved NFIT gruppen, og her skal i oplyse rekvisitonsnummer. Hvis denne procedure følges vil I som hidtil kunne se disponeringerne i jeres regnskab.

Hvis i IKKE gør det, har i den risiko, at en PC, som I har fået leveret først kan ses på jeres konto en måned eller 2 efter den er leveret, og det kan give et skævt billede af jeres konto. Specielt hvis det er sidst på året og en bevilling er ved at udløbe, kan det være vigtigt for jer at I har det fulde overblik.

Denne procedure gælder alle indkøb som foretages af NFIT for såvel rammekonti som projektkonti (bevillinger).

Sagt på en anden måde: hvis NFIT afdelingen ingen rekvisitionsnummer får, så er der ingen bestillinger!

Eventulle spørgsmål kan stilles til undertegnede.

Vh

ruth

*******************************

Ruth Laursen

Head of Administration

Department of Physics and Astronomy

Ny Munkegade 120

8000 Aarhus C

Denmark

e-mail: ruth@phys.au.dk

Office: 1522-212

Mobile: 2338 2335