Til personalet ved IFA, ISA og CVS, Vedlagt uddrag af information om ovennævnte subject. Institutleder Lars Andersen tager hånd om de praktiske tilbagemeldinger til AU, men som nævnt i notatet kan alle ansatte forvente at modtage en mail med orientering om den nye mailadresse. Hvis nogen ønsker at læse hele notatet kan det fås hos de enkelte sekretærer ved IFA, ISA og CVS. Vh Ruth Enhedsnavne Den faglige udviklingsproces og den nye enhedsstruktur har rejst et naturligt behov for at få fastlagt fælles rammer for, hvordan enheder navngives og omtales. For at skabe konsistens i såvel den interne som den eksterne kommunikation har Universitetsledelsen vedtaget en række navne, engelske versioner af disse, forkortelser/akronymer og tilhørende mailadresser m.v. for de nye enheder samt fastlagt visse stillingsbetegnelser og principper for branding. De konkrete beslutninger kan ses på hjemmesiden au.dk/brandmanual <http://www.au.dk/brandmanual> Hjemmesiden vil blive løbende opdateret, efterhånden som der fastlægges flere navne og terminologier. Forkortelser/akronymer og mailadresser Alle nye enheder (hovedområder, institutter og nationale centre) er blevet tildelt en forkortelse/et akronym, som kan anvendes i interne dokumenter i stedet for enhedens fulde navn og desuden vil gå igen i mailadresser og domænenavne. Af hensyn til universitetets internationale relationer baserer disse forkortelser sig altovervejende på den engelsksprogede form af institutnavnene. Det samme vil gælde visse funktionsmailadresser, fx rector@au.dk. Personlige mailadresser Beslutningen fra 9. marts-rapporten om, at alle personlige mailadresser skal følge syntaksen abcd@au.dk, er revurderet. I stedet vil de personlige mail-adresser blive dannet efter formlen: (mailnavn)@(enhed.)au.dk (mailnavn) består af fornavnsinitial + initial fra eventuelle mellemnavne + det fulde efternavn. (enhed) er enhedsforkortelsen for den enhed, som den ansatte primært er tilknyttet. For eksempel bliver Jens Jensen ansat på Institut for Fysik og Astronomi (Department of Physics and Astronomy) til jjensen@phys.au.dk. I tilfælde af navnesammenfald tilføjes flere bogstaver fra fornavnet, sådan at Jacob Jensen ansat ved Institut for Æstetik og Kommunikation (Department of Aesthetics and Communication) kan blive til jajensen@dac.au.dk. Det er kun institutter og visse centre, som kan benytte sig af enhedsforkortelse i de personlige mailadresser. Enhederne kan dog også vælge at udelade enhedsforkortelsen, sådan at alle medarbejderes mailadresse ender på @au.dk. De pågældende enheder vil bli-ve kontaktet særskilt herom. Hvis en medarbejder har en enhedsforkortelse i sin mailadresse, skal forkortelsen skiftes, når vedkommende får en ny primær tilknytning (fx når medar-bejderen tilknyttes et center). (mailnavn) er derimod unikt og forbliver uændret. Samtlige ansatte vil snarligt modtage individuelle mails fra AU IT med orientering om den nye mailadresse. Den første mail vil bl.a. forklare, hvornår den nye personlige mailadresse oprettes, og hvordan man kan ændre sit kaldenavn: Hvis eksempelvis Jens Havgaard Hansen er kendt som Jens Havgaard, kan han få slettet Hansen fra sin AU-profil, og mailadressen vil derefter blive jhavgaard@au.dk. De nye, personlige mailadresser tildeles i takt med, at man overgår til det nye, fælles mail- og kalendersystem i løbet af 2011/12. Mails, der sendes til hidtidige personlige mailadresser, vil automatisk havne i den nye mailbox, mens medarbejderen kun kan bruge sin nye mailadresse som afsenderadresse. Bemærk, at det først afklares senere, hvilke centre der vil kunne benytte enhedsforkortelse i mailadresser. Nye skabeloner I løbet af den kommende måned vil der blive udrullet nye Office-skabeloner til alle brugere inklusive en ny PowerPoint-skabelon, som automatisk vil indsætte persondata i skabelonen på samme måde, som det kendes fra kolofonen i brevpapir i Word. De nye skabeloner har fuld funktionalitet i Office 2007 og 2010 til Windows og begrænset funktionalitet i Office 2003. Der vil senere også komme tilbud om grafisk korrektur, nye skabeloner for layout af publikationer, annoncer og bannere m.m. og skabeloner til andre styresystemer (Mac og LaTeX). Skabelonerne vil også kunne downloades fra designmanual.au.dk <http://www.designmanual.au.dk/> , hvor der også er support. De nye Office-skabeloner installeres automatisk på alle AU-computere på AUs netværk, mens man til sin private computer vil kunne downloade installationsprogram via designmanual.au.dk. Begge dele vil ske i løbet af oktober måned Opgradering af Office Eftersom de nye Office-skabeloner kun har fuld funktionalitet i Windows Office 2007 og 2010, anbefales det at få opgraderet sin Office-pakke (gerne via en samlet henvendelse til AU ITs support). Outlook fra Office 2003 (og ældre versioner) vil heller ikke understøtte det nye fælles mailsystem, hvorfor man vil være henvist til at benytte webmail frem for Outlook-klient. Overgang For mange enheder er det ikke praktisk muligt at overgå fra gammelt til nyt brand (navn, design, logo etc.) øjeblikkeligt. Gamle hovedområder og institutter kan derfor benytte deres nuværende brand frem til nytår. Så vidt muligt bør enhederne overgå til nyt brand/den nye enheds brand hurtigst muligt, men indtil nytår er det dog acceptabelt, at hjemmesider eller fortrykt brevpapir er med gamle navne og logoer.