Kære medarbejder på Institut for Fysik og Astronomi.

(In English below)

Torsdag 27.4. har jeg afholdt medarbejdermøde på IFA, hvor det økonomiske overblik blev præsenteret. Vi har i LSU og institutledelsen de seneste uger forsøgt at lave flest mulige afværgeforanstaltninger.

Ledelsen har i den forbindelse lavet en aftale med Nat-Tech BYG om at afgive – som udgangspunkt - 1522, 2. sal og 1525, kontorerne på 2. sal - med henblik på, at administrationscenteret kan opsige et lejemål og dermed nedbringe udgifter til husleje for fakultetet. Det giver et tilskud på 2.749.000 kr. til IFA om året, som kan indfases fra og med juli 2024. Derudover har jeg indgået en aftale med Danmarks Grundforskningsfond om at udskyde de to stillinger på DG centeret, CCQ hhv. 1 og 2 år, samt annullere en indlejringsstilling for SAC, der i stedet er en hensigtserklæring om at besætte en tilsvarende stilling når det økonomiske råderum tillader det.

Der er desuden modtaget en opsigelse samt indgået 7 frivillige aftaler om fratrædelse og seniorordninger med fratrædelsesdato .

Jeg vil gerne takke alle for at bidrage til at løfte denne tunge opgave sammen med os i ledelsen.

Tilbage står tilpasningskravene 0.349 mio. i 2023, 3.257 mio. i 2024, 3.461 mio. i 2025 og 2.961 mio. i 2026 som således skal tilvejebringes ved afskedigelser, som vist herunder.

Af tekniske årsager for hvordan tallet for påtænkte afskedigelser opgøres, herunder at en omplacering af en medarbejder til et andet institut på AU kan inkluderes, er tallet 10 reelt 7 faste fuldtidsmedarbejdere.

I denne uge har der været holdt LSU-møde, hvor både den økonomiske situation, udvælgelseskriterier og proces for udlevering af partshøring er blevet drøftet.

De nødvendige personalereduktioner skal gennemføres ud fra saglige hensyn og på en sådan måde, at Institut for Fysik og Astronomi som helhed stadig

fremadrettet er bedst muligt i stand til at varetage opgaverne. Derfor foretages ved udvælgelsen af medarbejdere til afskedigelse en afvejning af de enkelte medarbejderes kvalifikationer og funktioner i forhold til instituttets fremtidige opgaver.

Jeg har besluttet følgende udvælgelseskriterier i ikke-prioriteret rækkefølge:

1. Opgavevaretagelse

Har medarbejderen opgaver, der bortfalder, eller hvor omorganisering medfører en væsentlig reduktion i omfanget af arbejdsopgaver?

2. Faglige kvalifikationer

Er medarbejderens faglige kvalifikationer ajourførte i forhold til varetagelse af instituttets opgaver og forventede fremadrettede behov, herunder for VIP evne til at opnå ekstern finansiering med inddækning af afledte omkostninger fra eksternt finansierede projekter?

Har medarbejderen faglige kompetencer, der sikrer høj kvalitet i opgavevaretagelsen, herunder for VIP i varetagelse af undervisningsopgaver på alle niveauer?

3. Personlige kvalifikationer

I betragtning tages f.eks. ansvarlighed og samarbejde, fleksibilitet og omstillingsevne, arbejdskapacitet, mødestabilitet, engagement i arbejdet, initiativ og velvilje i løsning af organisatoriske og/eller administrative opgaver.

Den videre proces er sådan, at der vil blive udleveret partshøringsbreve den 16. maj 2023. Jeg tager kontakt til de berørte medarbejdere pr. telefon 16. maj 2023 mellem kl. 08.00 og 09.15 og lykkes dette ikke efter et par forsøg, sendes en email. Jeg indkalder til møde senere samme dag enten fysisk eller virtuelt mhp. udlevering af partshøringsbrev, og vil orientere om, at medarbejderen har mulighed for at tage en bisidder/tillidsrepræsentant med til mødet. Jeg sender – forventeligt kl. 9.15 - en mail til alle medarbejdere inkl. de berørte om, at de berørte har fået besked. Partshøringsbrevet om påtænkt afskedigelse sendes til eBoks til de berørte medarbejdere, efter medarbejderen har modtaget besked fra mig.

Det er valgfrit, om medarbejderen sidder på sit kontor eller et andet sted. Såfremt man er til rådighed og tager sin telefon, er det ok ikke at være til stede på kontoret den pågældende morgen 16.5. indtil kl. 9.15. Jeg kontakter som nævnt de berørte på telefonen, og hvis man ikke har en arbejdstelefon, så skal man sørge for, at jeg kan indhente privatnummer ved nærmeste leder, hvor man således skal kunne træffes. Planlagte aktiviteter som uddannelse og kursus m.v. kan man efter nærmere aftale med sin nærmeste leder godt deltage i, såfremt denne nærmeste leder orienterer mig derom senest dagen inden. Ved ferie og sygdom vil jeg ligeledes ringe til medarbejderen.

Det vil være ok at tage hjem, når man som berørt har fået besked, men man skal møde op til det indkaldte møde senere samme dag (om nødvendigt virtuelt). Det er tilsvarende ok som medarbejder at fortælle om, at man har fået et partshøringsbrev, men man er ikke forpligtet til at fortælle det. Ledelsen har tavshedspligt derom, indtil de endelige afskedigelser er sendt ud.

I uge 25 vil der blive udsendt afskedigelsesbreve i e-Boks til de berørte medarbejdere.

I de kommende uger og måneder vil HR være behjælpelige med at understøtte processerne i form af outplacementforløb,

kompetenceudviklingsaktiviteter og yderligere omplaceringsbestræbelser. Der vil også være tilbud om psykologhjælp.

Kontakt mig endelig, hvis I har spørgsmål.

Med venlig hilsen

Ulrik

Dear employee at Department of Physics and Astronomy.

Thursday 27.4. I held a staff meeting at IFA, where the financial overview was presented. In the last few weeks, the local Liaison Committee and the department management team have tried to make preventive measures to the extent possible.

In this connection, the management has made an agreement with Nat-Tech BYG to hand over – as a starting point – 1522, 2nd floor and 1525, the offices on the 2nd floor to the administrative centre which can terminate a tenancy and thereby reduce the costs of rent for the faculty. This gives a subsidy of DKK 2,749,000 to IFA per year, which can be phased in as of July 2024.

In addition, I have entered into an agreement with the Danish National Research Foundation to postpone the two embedded positions at the DG Centre CCQ, respectively 1 and 2 years, and cancel an embedment position for SAC, which instead becomes a declaration of intent to fill a similar position when the financial constraints permit this.

In addition, a resignation has been received and seven voluntary agreements for resignation have been signed and senior schemes with a termination date.

I would like to thank all of you for helping to lift this heavy task together with us in the management.

The adjustment requirements remain 0,349 million in 2023, 3,257 million in 2024, 3,461 million in 2025 and 2,961 million in 2026, which must therefore be provided by dismissals. For technical reasons for how the figure (see the Danish version of the table above) for planned dismissals is calculated, including the fact that a redeployment of an employee to another department at AU can be included, the figure 10 is in real terms 7 full-time permanent employees.

This week, a liaison committee meeting has been held, in which the financial situation, selection criteria and the process of handing out the consultation procedure letters in connection with dismissals have been discussed. The necessary staff reductions must be carried out on the grounds of their own merits (‘saglige hensyn’) and in such a way that the Department of Physics and Astronomy as a whole is still able to perform its tasks in the best possible way. The selection of employees to be dismissed is therefore a balancing of the individual employee's qualifications and functions in relation to the department's future tasks.

I have decided on the following selection criteria in non-prioritized order (where the version in Danish is the final and the translation below is for guidance only):

1. Handling of tasks

Does the employee have tasks that become unneccesary or where reorganisation entails a significant reduction in the scope of the work?

2. Academic qualifications

Is the employee's academic qualifications up-to-date in relation to the performance of the department's tasks and expected future needs, including the academic staff member's ability to obtain external funding with a view to covering derived costs from externally funded projects? Does the employee have academic competencies that ensure high quality in the performance of tasks, including for academic staff in handling teaching assignments at all levels?

3. Personal qualifications

Takes into account, for example: Responsibility and cooperation, flexibility and adaptability, work capacity, stability in attendance, commitment to the work, initiative and goodwill in the performance of organisational and/or administrative tasks.

The further process is that the letters of intent to dismiss will be handed out on 16. May 2023. I will contact the affected employees by telephone 16. May 2023 between KL 08.00 and 09.15 am, and if I am not successful after a couple of attempts, an email will be sent. I invite the affected employees to a meeting later on the same day, either physically or (if necessary) virtually. At this meeting a letter of intent to dismiss will be handed out and the employee has the opportunity to bring an observer/union representative to the meeting. I am sending – expectedly at 9.15 - an email to all employees incl. those affected, that the affected employees have been notified. The letter of intent to dismiss will be sent to the relevant employees in ‘e-Boks’, after the employee has received notification from me.

It is optional whether the employee is sitting in his or her office or elsewhere. If you are available and take your phone, it is OK not to be present in the office on the morning 16.5. until 9.15. As mentioned, I contact those affected on the phone, and if you do not have a work phone, you must make sure that I can obtain a private number from your immediate supervisor, where I must be able to reach you. Planned activities such as education and courses etc. are acceptable by agreement with your immediate supervisor, who must notify me at the latest the day before, that you take part in such activities. In the event of holiday and illness, I will also call the employee. It will be OK to go home as an affected employee when you have been notified, but you have to turn up for the convened meeting later on the same day (if necessary virtually). Similarly, as an affected employee, it is OK to tell anyone that you have received a letter of intent to dismiss, but you are in no way obliged to say so. The management has a duty of confidentiality until the final dismissals have been sent out.

In week 25, dismissal letters will be sent to the affected employees by ’e-Boks’.

In the coming weeks and months, HR will help to support the processes in the form of outplacement programmes, competency development activities and further relocation efforts. There will also be an offer of psychologist help.

Please do not hesitate to contact me if you have any questions.

Yours sincerely, Ulrik