English below Kære alle. I har netop modtaget en mail fra universitetsledelsen. Den vil jeg gerne uddybe. Corona-omstændighederne giver os mange benspænd. Den seneste melding fra Styrelsen for Patientsikkerhed fra i går aftes den 19. august betyder, at vi kan gennemføre planlagt studiestart på alle campusser. Alle medarbejdere på lokaliteter i Aarhus skal til gengæld fortsat arbejde hjemmefra i videst mulige omfang frem til den 4. september. Særligt om undervisning og introduktionsforløb: Introaktiviteter og undervisning samt hensynet til de studerende i det hele taget har høj prioritet for universitetet. Udgangspunktet er, at fysisk tilstedeværelse på universitetet for de studerende finder sted i det omfang, det kan lade sig gøre under iagttagelse af gældende sundhedsmæssige retningslinjer. Aarhus Universitet tager hul på semesterstart fra mandag den 24. august. Det betyder, at intro- og undervisningsaktiviteter fra denne dato afvikles, sådan som de nu er planlagt. Som det fremgår af mailen fra universitetsledelsen, skal aktiviteterne gennemføres i overensstemmelse med retningslinjerne<https://ufm.dk/aktuelt/nyheder/2020/filer/retningslinjer-for-ansvarlig-genabning-af-de-videregaende-uddannelsesinstitutioner-02-07-20.pdf> fra Uddannelses- og Forskningsministeriet, som bl.a. omfatter: * Sikre, at gældende afstandskrav efterleves * Sikre, at der er adgang til håndsprit, håndvask mv. * Begrænsning af samtidigt tilstedeværende så vidt muligt (f.eks. ved holdinddeling) * Grundig rengøring Aarhus Universitet har ansvaret for at sikre, at det er muligt for alle at overholde retningslinjerne. Til jer, der underviser: Opstår der en situation, hvor man som underviser vurderer, at det ikke er muligt at overholde retningslinjerne, skal man handle på det. Det kan f.eks. være manglende håndsprit, utilstrækkelig udluftning eller et for højt antal personer samlet i samme lokale. Undervisere har ansvar for – og mandat til – at stoppe undervisningen og først genoptage den, når kravene kan efterleves. Hvis det er nødvendigt, skal man kontakte den lokale arbejdsmiljøgruppe (se under LAMU på https://phys.au.dk/om-instituttet/udvalg/), som derefter skal medvirke til at bringe forholdene i orden. Det er et fælles ansvar for undervisere og studerende at sikre betryggende forhold, så det er vigtigt, at I bidrager til at skabe en stemning af fælles ansvar til fælles bedste. Der er ikke noget i vejen for at minde de studerende om, at det er meget vigtigt, at de husker at holde afstand og sikre god hygiejne i forhold til kontaktpunkter – ikke bare i undervisningslokaler, men også i pauserne og i deres omgang med andre studerende på universitetet. I kan ligeledes bede de studerende gå til deres undervisere, hvis de opdager et problem. Der kommer snarest retningslinjer til studerende for deres færden på universitetet. Introduktionsforløb for nye studerende: Som en del af studiestarten gennemføres de planlagte introduktionsforløb for nye studerende – naturligvis under skærpet opmærksomhed på afstandskrav og hygiejne. Tutorerne skal i samspil med den lokale studieadministration sikre, at aktiviteterne gennemføres forsvarligt. Programmet vil således foregå uden alkohol. Tutorerne skal gøres opmærksomme på, at de også har ansvar for og mandat til at stoppe aktiviteter, hvis retningslinjer for afstand og hygiejne ikke kan overholdes. Hjemmearbejde: Vi vil gerne som institution være med til at tage et samfundsansvar for at holde smitteniveauet nede. Derfor opfordrer vi til, at man arbejder hjemmefra, hvis man som medarbejder – uanset rolle – kan varetage alle arbejdsopgaver uden større problemer hjemmefra. Dette gælder indtil videre til og med den 4. september. Undervisere, der har undervisningsaktiviteter, må naturligvis møde ind for at undervise. Som universitetsledelsen netop har skrevet, kan man som forsker møde ind, hvis éns forskning er afhængig af faciliteter eller rammer på universitetet. Dette vurderes i dialog med nærmeste leder. Det samme gælder for ansatte med administrative opgaver. Hvis opgaverne afhænger af at blive udført på universitetet, kan man møde ind efter nærmere aftale med nærmeste leder. Det gælder fortsat, at hvis man er i en særlig risikogruppe, kan man i dialog med nærmeste leder lave en aftale om hjemmearbejde. Hvad enten man er studerende eller medarbejder, så er det vigtigt for os at se hinanden. Vi får et bedre studie- og arbejdsliv, når vi mødes på campus. Selvom det fortsat er med betydelige begrænsninger ikke mindst i Aarhus, er det positivt, at vi må gennemføre studiestarten fra på mandag – med måde og med omtanke. Men vi må ikke hvile på laurbærrene. Jo bedre, vi som institution og som enkeltpersoner bliver til at begrænse smitterisikoen, jo mere får vi mulighed for at se og nyde hinandens selskab i de kommende uger og måneder. Med venlig hilsen, Ulrik Dear all. I am writing to elaborate on the mail you just received from the senior management team. We’re facing some knotty challenges as a result of the COVID-19 situation. The 19 August announcement from the Danish Patient Safety Authority means that we can proceed with the planned orientation week activities on all of our campuses. On the other hand, all employees at locations in Aarhus must continue to work remotely through 4 September as much as possible. Teaching and academic intro activities: The academic intro activities and teaching – and generally speaking, the welfare of our students – are high priorities for the university. The general principle is that students will be allowed on campus to the extent that this is possible while still adhering to the current COVID-19 guidelines from the healthcare authorities. The new semester at AU starts on Monday 24 August. This means that from this day forward, academic intro activities and teaching will take place as planned. As stated in the mail from the senior management team, these activities must take place in compliance with the guidelines<https://ufm.dk/aktuelt/nyheder/2020/filer/retningslinjer-for-ansvarlig-genabning-af-de-videregaende-uddannelsesinstitutioner-02-07-20.pdf> from the Ministry of Higher Education and Science. These include: * Making sure that everyone adheres to the social distancing guidelines * Making sure that hand sanitiser, hand washing facilities, etc. are available. * Limiting the number of people present in the same room at the same time as much as possible (for example, by dividing up classes). * Thorough cleaning. Aarhus University is responsible for making sure that it’s possible for everyone to adhere to the guidelines. To teaching staff: If a situation arises in which you don’t feel that you are able to adhere to the guidelines, you must take action. For example, a lack of hand sanitiser, inadequate ventilation or too many people gathered in the same room. Teaching staff have a responsibility to – and are authorised to – cancel teaching activities under these circumstances, and to resume these teaching activities only after the situation has been rectified. If necessary, you should contact someone from the Work environment committee (see https://phys.au.dk/en/profile/committees/ ), who will assist in rectifying the situation. Students and teaching staff share a responsibility to ensure everyone’s safety and security. It’s important that everyone contributes to creating a culture of shared responsibility for the common good. You may want to remind students that it’s extremely important that they remember to maintain social distancing and practice good hygiene in relation to contact surfaces – not just in classrooms, but also during breaks and in their encounters with other students at the university. You might also encourage students to contact a member of academic staff if they notice something problematic. Guidelines for student conduct on campus will be made available as soon as possible. Introductory programmes for new students: The planned intro programmes for new students will take place during orientation week – naturally, with heightened attention to social distancing and hygiene. Tutors must work with the local studies administration offices to ensure that the activities can take place responsibly. No alcohol will be allowed at orientation week activities. Tutors must be reminded that they have a responsibility – and authority – to stop activities if it is not possible to adhere to social distancing and hygiene guidelines. Working from home: As an institution, we take our social responsibility to curb the spread of infection seriously. We encourage employees – regardless of job description – to work from home, as long as it is possible for you to perform your work without major problems. For the time being, this applies through 4 September. Naturally, academic staff with teaching duties may come to campus to teach their classes. As the senior management team has just explained, academic staff members may come to campus in connection with their research if they are dependent on facilities or resources at the university. Individual researchers should discuss their situation with their immediate supervisor. The same applies to employees with administrative tasks. Administrative employees who need to be on campus to perform their work may come to campus by agreement with their immediate supervisor. In addition, employees in high-risk groups may still make an agreement with their immediate supervisor to work from home. It’s important for all of us– students and employees – to interact with each other in person. Meeting on campus contributes to our social, professional and academic well-being. Even though there will still be major restrictions in Aarhus, it’s positive that we will be able to hold orientation week starting on Monday – with moderation and consideration. But we can’t rest on our laurels. The better job we as an institution and individuals do of curbing the spread of COVID-19, the more opportunities we will have to see each other and enjoy each other’s company in the coming weeks and months. Best regards, Ulrik