April 2020 - Vip-all.phys - maillist.au.dk

[vip-all] IT-sikkerhedstest / IT security test
by Katrine Vasegaard 30 Apr '20

30 Apr '20

Kære alle Det er vigtigt at have styr på IT-sikkerhed, så dine og vores data ikke kompromitteres. Derfor har IFA’s IT-udvalg lavet en lille quiz, som du bedes tage senest 6. maj kl. 12. Formålet er dels at informere om IT-sikkerheden, og dels at få et billede af, hvor vi skal sætte ind med mere information. Din besvarelse er anonym, da vi kun bruger de akkumulerede tal. Klik på dette link: https://blackboard.au.dk/webapps/blackboard/content/listContent.jsp?course_… Log derefter ind i Blackboard og lav testen øverst i venstre side. Hvis du har spørgsmål, kan du kontakte Brigitte (brigitte(a)phys.au.dk<mailto:brigitte@phys.au.dk>) På vegne af IFA’s IT-udvalg, Katrine ************ Dear all, It is important to have focus on IT security to avoid that data, yours and ours, are not being compromised. Therefore, IFA's IT Committee has set up a small quiz, which we ask to respond to no later than 6 May at 12. The purpose of this is partly to inform you about IT security and partly to find out the type of information we need to focus on. Your answer is anonymous, as we will only use the accumulated numbers. Please click on the link: https://blackboard.au.dk/webapps/blackboard/content/listContent.jsp?course_… Then log into Blackboard and click on the test in the upper left. If you have any questions, please contact Brigitte (brigitte(a)phys.au.dk<mailto:brigitte@phys.au.dk>) On behalf of IFA's IT Committee, Katrine

1 0

[vip-all] Infrastruktur til benyttelse
by Ulrik Ingerslev Uggerhøj 28 Apr '20

28 Apr '20

Kære alle. Under vores delvise genstart, er der muligheder for at trække på vores konstruktions-infrastruktur (ligeledes kun delvist/nød-bemandet): Anders Damgaard: Vi gør opmærksom på, at Mekanikgruppen på 1. og 2. etage i bygn. 1523 er bemandet med én person begge steder fra 7:00 til 19:00 på hverdage. Vi assisterer gerne laboratorierne i forbindelse med reparationer og fremstilling af dele. Kontakt medarbejderne på 1. etage, hvis det drejer sig om service og reparationer. Og kontakt os venligst, hvis det drejer sig om fremstilling af emner i maskinværkstedet, på: asd(a)phys.au.dk<mailto:asd@phys.au.dk> Drejer det sig om indkøb, så kontakt Torben Hyltoft, hyltoft(a)phys.au.dk<mailto:hyltoft@phys.au.dk> Søren Pape Møller: Vi gør opmærksom på at Elektroniklaboratoriet på 1524-4 er bemandet med en person både formiddag og eftermiddag, og som står til rådighed for indkøb, reparationer og nye projekter. Naturligvis så vidt det kan gøres indenfor rammerne af COVID-19 anbefalingerne. Evt. email til ellab(a)phys.au.dk<mailto:ellab@phys.au.dk> først. Mvh. Ulrik

1 0

[vip-all] ’Adgang til IFA Bygninger’
by Ulrik Ingerslev Uggerhøj 24 Apr '20

24 Apr '20

Kære alle. Fra og med i dag bliver proceduren for adgang til IFA, at man senest kl. 14 hverdagen inden man vil have adgang (dvs. f.eks. fredag inden kl. 14 for at få adgang søndag) booker et møde i kalenderen med en ressource der hedder ’Adgang til IFA Bygninger’ (rmbx.IfaBygnAdg.PHYS(a)uni.au.dk<mailto:rmbx.IfaBygnAdg.PHYS@uni.au.dk>). Heidi vil så godkende dette ’møde’, og da resourcen ikke tillader adgang for flere end 20, sikrer vi, at vores adgangstilladelse ikke overskrides. Der er således ikke flere der kan få adgang i dag. Som udgangspunkt kan studerende ikke få adgang, medmindre de deltager i et eksperimentelt program, der er godkendt (indtil videre Lasers&Optics samt enkelte speciale-projekter). Vejlederen/underviseren skriver i dette tilfælde den studerende ind i ’Xtra’ søjlen i dokumentet nævnt nedenfor. Det er vigtigt at skrive navnet korrekt, da den studerendes adgangskort skal aktiveres separat. Når ’mødet’ er godkendt, skriver man ind i ’Presence at IFA’ dokumentet: https://docs.google.com/spreadsheets/d/18YA6NgbB1dwV2J0rAPrX-Lbocsq_LG_iqV5… hvem der befinder sig på IFA, og i hvilket lokale. Internt byt i skemaet er OK, men skemaet skal til enhver tid vise hvem der er på IFA. Hvis Frank eksempelvis overtager fra Martin kl. 12 istf.kl. 14 skal tidsrummet 12-14 rettes fra Martin til Frank. Man retter ikke bagud i tid. Indtil videre er det udelukkende laboratorieledere, der har skriveadgang, så hvis I som teoretiker f.eks. får brug for at hente en laptop til hjemmekontoret, booker I adgang til IFA i det ønskede tidsrum (dagen inden), og sender en mail til Heidi, der så kan indtaste i skemaet (der skal i dette tilfælde være ledigt i en af ’Xtra’ søjlerne), når hun har godkendt. Man finder resourcen i Outlook således: På PC: Open Calendar, From Room list, Adgang til IFA Bygninger På en Mac søges efter ’Adgang’ i ’To:’ feltet, efter man har klikket på ’Invite’ for et bestemt tidsrum. Man følger naturligvis til alle tider sundhedsstyrelsens retningslinjer, og https://medarbejdere.au.dk/#news-17720, se også vedhæftningerne. Mvh. Ulrik

2 1

[vip-all] Genåbning, 1. fase (intet nyt, blot på engelsk)/Reopening, 1st phase
by Ulrik Ingerslev Uggerhøj 23 Apr '20

23 Apr '20

Dear staff, [sorry for the delay] The ministry has now formally granted permission to the universities to begin partially reopening research labs, to an extent determined by the ministry. The reopening applies to research activities above and beyond critical functions in addition to coronavirus-related research that is already in progress. I would like to stress that this partial reopening will be extremely limited and closely coordinated, not only with the other Danish universities, but also across AU’s faculties in a manner determined by the senior management team. The limited reopening only applies to lab work. All other work than agreed lab work must still be performed from home. The partial reopening will apply to specific individual researchers, including postdocs and PhD students, in addition to technical support staff. In addition, a limited number of Master's thesis students will be given access. These are students whose projects are particularly dependent on access to labs for their completion. Master’s thesis students will be given access by agreement between the head of department and the thesis supervisor. The partial reopening will begin on Thursday 23 April. Together with the dean, I have developed a plan for how our faculty will use this limited access to our labs. It has been necessary to make some tough choices. You will hear from me again today [which now was yesterday] if you are one of the employees who will be given access to the labs. Information on the guidelines that will apply to lab work during this period will be sent out later today. The absolute, non-negotiable condition for the reopening is that we must take the necessary precautions to avoid spreading the virus. And the major reason we are not being given full access to our labs is to help prevent the spread of the virus in society at large. In some places, it will be necessary to schedule access at different times of the day if having everyone present at the same time would be unsafe. All staff who come back to work in the labs must respect the guidelines that will be announced. There will also be an extra focus on cleaning. Yours sincerely, Ulrik From: Ulrik Ingerslev Uggerhøj <ulrik(a)phys.au.dk> Date: Wednesday, 22 April 2020 at 13.26 To: #PHYS vip all <vip-all(a)phys.au.dk>, #PHYS tap all <tap-all(a)phys.au.dk>, #PHYS phd all <phd-all(a)phys.au.dk> Subject: Genåbning, 1. fase/Reopening, 1st phase Kære medarbejdere. Det er nu givet endeligt grønt lys fra Uddannelses- og Forskningsministeriet til, at universiteterne kan sætte gang i en delvis genåbning af forskningslaboratorierne, som i omfang er fastsat af ministeriet. Det er forskningsaktiviteter, som ligger ud over varetagelse af de kritiske funktioner samt den corona-relaterede forskning, som allerede er i gang. Den delvise genåbning er dog meget begrænset og koordineret, ikke bare universiteterne imellem, men også fakulteterne imellem på AU via universitetsledelsen. Det er alene arbejde i laboratorier, der nu gives adgang til. Alt andet arbejde end aftalt laboratoriearbejde skal fortsat udføres hjemmefra. Den delvise genåbning vil omfatte enkelte forskere, herunder postdocer og ph.d.-studerende, samt fx laboranter og teknikere. Herudover kommer et begrænset antal specialestuderende, som er særligt afhængige af laboratorier med henblik på at sikre progression i deres projekter. Adgang for specialestuderende aftales mellem institutleder og specialevejleder. Den delvise genåbning sættes i gang fra torsdag den 23. april. Jeg har sammen med dekanen lagt en plan for, hvordan vi på fakultetet bruger denne begrænsede adgang. Der er nødvendigt med en hård prioritering. I hører nærmere fra mig i løbet af i dag, hvis I er blandt de medarbejdere, som nu igen får adgang til laboratorierne. Senere i dag kommer der nærmere om, hvilke retningslinjer der vil gælde for arbejdet i laboratorierne. Det ubetingede, overordnede krav er, at der tages nødvendige forbehold for at undgå smitte, og hensynet til smittespredning i samfundet er afgørende for, at der ikke bliver givet fuld adgang i laboratorierne. Nogle steder vil det være nødvendigt at tilrettelægge adgang på forskellige tidspunkter af dagen, hvis det ikke er forsvarligt at have alle tilstede på samme tid. Alle medarbejdere, der nu kommer tilbage i laboratorierne, skal respektere de retningslinjer, som bliver meldt nærmere ud. Der vil desuden være ekstra fokus på rengøring. Mvh. Ulrik English version soon to follow

1 0

[vip-all] Genåbning, 1. fase/Reopening, 1st phase
by Ulrik Ingerslev Uggerhøj 22 Apr '20

22 Apr '20

Kære medarbejdere. Det er nu givet endeligt grønt lys fra Uddannelses- og Forskningsministeriet til, at universiteterne kan sætte gang i en delvis genåbning af forskningslaboratorierne, som i omfang er fastsat af ministeriet. Det er forskningsaktiviteter, som ligger ud over varetagelse af de kritiske funktioner samt den corona-relaterede forskning, som allerede er i gang. Den delvise genåbning er dog meget begrænset og koordineret, ikke bare universiteterne imellem, men også fakulteterne imellem på AU via universitetsledelsen. Det er alene arbejde i laboratorier, der nu gives adgang til. Alt andet arbejde end aftalt laboratoriearbejde skal fortsat udføres hjemmefra. Den delvise genåbning vil omfatte enkelte forskere, herunder postdocer og ph.d.-studerende, samt fx laboranter og teknikere. Herudover kommer et begrænset antal specialestuderende, som er særligt afhængige af laboratorier med henblik på at sikre progression i deres projekter. Adgang for specialestuderende aftales mellem institutleder og specialevejleder. Den delvise genåbning sættes i gang fra torsdag den 23. april. Jeg har sammen med dekanen lagt en plan for, hvordan vi på fakultetet bruger denne begrænsede adgang. Der er nødvendigt med en hård prioritering. I hører nærmere fra mig i løbet af i dag, hvis I er blandt de medarbejdere, som nu igen får adgang til laboratorierne. Senere i dag kommer der nærmere om, hvilke retningslinjer der vil gælde for arbejdet i laboratorierne. Det ubetingede, overordnede krav er, at der tages nødvendige forbehold for at undgå smitte, og hensynet til smittespredning i samfundet er afgørende for, at der ikke bliver givet fuld adgang i laboratorierne. Nogle steder vil det være nødvendigt at tilrettelægge adgang på forskellige tidspunkter af dagen, hvis det ikke er forsvarligt at have alle tilstede på samme tid. Alle medarbejdere, der nu kommer tilbage i laboratorierne, skal respektere de retningslinjer, som bliver meldt nærmere ud. Der vil desuden være ekstra fokus på rengøring. Mvh. Ulrik English version soon to follow

1 0

[vip-all] DHL 2020
by Ann-Berit Porse Stærkær 21 Apr '20

21 Apr '20

English below Kære kollega Dette års DHL stafet, der var planlagt til den 20. august, er blevet udsat pga. coronavirus. Arrangørerne arbejder på at finde en ny dato senere på året. Siden her vil løbende blive opdateret: https://events.au.dk/dhl2020aarhus Vi vil vende tilbage med ny information om dato og tilmeldingsfrist, når vi ved mere. Mvh, PS! ............................... Dear colleague This year's DHL relay race 20. August has been postponed due to the coronavirus. The organisers are working to find a new date later this year. Stay up-to-date with the event through: https://events.au.dk/dhl2020aarhus We will get back to you as soon as we have more information on date and registration deadline. Sincerely, PS! ******************************** Venlig hilsen/Kind regards Ann-Berit Porse Stærkær Secretary Department of Physics and Astronomy Aarhus University Ny Munkegade 120, DK-8000 Aarhus C Office: 1520-629 Phone: +45 8715 5896 Mobile: +45 2010 3017 [Description: Description: Description: ckr-sign] ********************************

1 0

[vip-all] Genåbning/Reopening
by Ulrik Ingerslev Uggerhøj 17 Apr '20

17 Apr '20

English below En gradvis genåbning af laboratorieforskning - måske allerede fra næste uge Det er med stor tilfredshed, vi her til morgen har modtaget melding fra statsministeriet<http://www.stm.dk/_p_14942.html> om, at der nu bliver mulighed for en delvis genåbning af forskningslaboratorier for forskere og studerende. Det fremgår klart af statsministeriets udmelding, at den gradvise genåbning skal ske på ansvarlig vis, og at der skal aftales retningslinjer, der gælder for alle universiteter. Gennem Danske Universiteter indgår Aarhus Universitet allerede fra i dag i en dialog med vores eget ministerium om de fælles retningslinjer. Så snart der er fælles retningslinjer på plads, vil jeg give nærmere besked om, hvordan vi griber det an her på instituttet. Jeg håber, at dette kan ske inden midten af næste uge. Indtil da skal I fortsætte som hidtil med at arbejde hjemmefra. Der er med andre ord ikke givet grønt lys endnu, men det er glædeligt, at vi kan begynde at tilrettelægge en gradvis genåbning. Mvh. Ulrik A gradual resumption of lab research - possibly as early as next week We are very pleased to announce that the Prime Minister's Office informed us this morning that it will now be possible to partially reopen research labs for researchers and students. The statement from the Prime Minister's Office stresses that this must take place in a responsible manner, and that guidelines applicable to all Danish universities must be agreed on. Via Universities Denmark, Aarhus University participates in the discussions of these common guidelines with our own ministry starting today. As soon as the guidelines are in place, I will provide you with more information about how we will approach this here at the department. I hope that I will be able to do so by the middle of next week. Until then, you should continue working from home. In other words, we have not been given the go-ahead yet. However, it's good news that we can begin planning a gradual resumption of lab research. Best regards, Ulrik

1 0

[vip-all] Til IFAs medarbejdere/To the employees at IFA
by Ulrik Ingerslev Uggerhøj 14 Apr '20

14 Apr '20

English below. Kære alle. Velkommen 'tilbage' efter en forhåbentlig god påske, under de særlige omstændigheder vi er underlagt grundet pandemien. På trods af at vi således er tvunget til at arbejde hjemmefra, løfter alle der kan, imponerende godt. Særligt indenfor undervisningen og vejledningen har udfordringerne været taget forbilledligt op, og store dele af forskningen og vores administration virker fortsat i næsten samme grad som inden nedlukningen. Det er godt klaret! Vi er mange, der havde håbet, at også universiteterne ville blive inkluderet i den første del af genoplukningen af Danmark, men det viste sig som bekendt ikke at blive tilfældet. Fra alle niveauer, således også fra universitetsledelsen, bliver der udtrykt stor forståelse for medarbejdernes virketrang, og jeg modtager mange henvendelser om tilladelse til adgang til f.eks. laboratorier for at få dem delvist op at køre igen. Men sandsynligvis indtil 10.5. må universiteterne kun bedrive coronavirus-relateret forskning og vedligeholde kritisk infrastruktur, f.eks. ved påfyldning af flydende kvælstof på kostbart udstyr, der ellers kan tage permanent skade. Ellers er det udelukkende samfundskritiske opgaver, der må udføres. Adgang til IFA kan derfor kun tillades som hidtil, dvs. ved f.eks. hasteopgaver med eksperimentelt udstyr, der skal udskiftes for at undgå stor skade eller andre omfattende udgifter. I bedes dog melde ind til mig med eventuelle phd-projekter med snarlig afslutning, der ikke kan omdefineres, og som vil lide betydeligt uden f.eks. laboratorieadgang: der vil muligvis kunne dispenseres i særlige tilfælde. Alle jeg har hørt fra i de forgangne uger under nedlukningen, har udvist stor forståelse, tålmodighed og hjælpsomhed, nu da vi ikke kan arbejde som ellers. Lad os fortsætte med det, indtil vi forhåbentlig snart ses igen på IFA. Mvh. Ulrik Dear All, Welcome ' back ' after a hopefully happy Easter, under the special circumstances which we are subject to due to the pandemic. Despite the fact that we are forced to working from home, everyone who is able to do so is supporting our activities in an impressive manner. In particular in the teaching and supervision, the challenges have been met in an exemplary fashion, and large parts of the research and our administration continue to work almost as well as before the shutdown. That is well done! Many of us were hoping that the universities would also be included in the first part of the reopening of Denmark, but as you know, this was not the case. From all levels, including from the AU management team, a great deal of understanding is expressed towards the strong wishes amongst the employees to resume work, and I receive many requests for permission to access e.g. laboratories to partially get them up and running again. But probably until 10.5. the universities may only conduct coronavirus-related research and maintain critical infrastructure, e.g. as filling liquid nitrogen on costly equipment that can otherwise take permanent damage. Otherwise, it will only be possible to carry out socially critical tasks. Access to IFA can therefore only be permitted as previously, i.e. by e.g. urgent tasks involving experimental equipment which must be replaced in order to avoid significant damage or other comprehensive expenses. However, you are asked to notify me of any PhD projects with a nearby deadline, that cannot be redefined, and which will suffer significantly without e.g. laboratory access: It may be possible to except in special cases. Everyone I've heard from over the past few weeks during the shut-down has demonstrated a great deal of understanding, patience and helpfulness, now that we can't work as usual. Let's continue with this until - as we all hope - we will soon be seeing each other again at IFA. Sincerely, Ulrik Ulrik I. Uggerhøj Department of Physics and Astronomy Aarhus University Denmark Phone: +45 2338 2373

1 0