March 2020 - Vip-all.phys - maillist.au.dk

[vip-all] Ny videnskabelig koordinator / New Scientific Coordinator at IFA
by Katrine Vasegaard 30 Mar '20

30 Mar '20

Kære alle Pernille Grøne starter som ny videnskabelig koordinator 1. april og skal hjælpe jer med jeres ansøgninger. Indtil hun er sat ind i tingene, kan I kontakte mig. Pernille har tidligere arbejdet i bl.a. AU's Forskningsstøtteenhed og glæder sig til at møde jer - tag godt imod hende! Mvh Katrine ****************** Dear all, Pernille Grøne will start as our new Scientific Coordinator the 1st of April, and she will help you with your grant applications. Until she is acquainted with her new tasks, you can contact me. Previously, Pernille has been working at AU's AU Research Support and she is looking forward to meeting you - please give her a warm welcome! Kind regards, Katrine

1 0

[vip-all] Ang. afholdelse af afspadsering/ferie (also in English)
by Ulrik Ingerslev Uggerhøj 30 Mar '20

30 Mar '20

Kære IFA medarbejder. Som også tidligere meddelt i IFA-NYT, gælder det for alle ansatte at man skal afvikle restferie og særlige feriedage inden 1. maj. Eventuelle eksisterende aftaler om overførsel af feriedage annulleres hermed, og kun i ekstraordinære tilfælde – og efter skriftlig aftale med undertegnede - vil det være muligt at overføre feriedage fra indeværende ferieår til afholdelse efter 1.5. Det er besluttet, at alle ansatte med ferie og/eller afspadsering placeret i tidsrummet 14.4.-30.4., pålægges, så vidt det overhovedet er muligt, at afvikle ferie og/eller afspadsering under nedlukningen, dvs. gerne i dagene omkring Påske, til og med 13.4. Se evt.: https://www.medst.dk/media/4515/aftale-om-visse-ansaettelsesmaessige-forhol… Mvh. Ulrik Dear IFA employee. As also previously announced in IFA-NYT, it applies to all employees that you must complete remaining holiday and special holidays before May 1st. Any existing agreements on transfer of holiday days are hereby cancelled, and only in exceptional cases – and by written agreement with the undersigned – it will be possible to transfer holiday days from the current leave year to take place after 1.5. It has been decided that all employees with holiday and/or time off in lieu located in the period 14.4.-30.4., will be required, as far as possible, to take their holiday and/or time off in lieu during shutdown, i.e. preferably in the days around Easter, before 13.4. Best regards, Ulrik

1 0

[vip-all] DHL 2020 tilmelding/DHL 2020 registration
by Ann-Berit Porse Stærkær 26 Mar '20

26 Mar '20

English version below DHL Stafet torsdag den 20 august 2020. Som tidligere år er PS! og FFB sammen om et telt for IFA hold. Der vil være øl og pølser til alle deltagere. Vi tilmelder holdene via AU, så der skal ikke betales registreringsgebyr. Både ansatte og ph.d.-studerende kan tilmelde hold á 5 personer. Man får en løbe t-shirt, hvis man deltager for første gang. For at registrere et hold send venligst en e-mail til Aurelien Dantan (dantan(a)phys.au.dk<mailto:dantan@phys.au.dk>) indeholdende følgende oplysninger: * Holdnavn For hver af de fem løbere: * Navn * E-mail * Fødselsår * Køn * T-shirt størrelse* (for dem der løber DHL stafet for første gang) * Løbernes rækkefølge Og: * Markér navnet og tilføj 'hjælper' for én af jer - (se nedenfor) Arrangørerne vil sætte pris på noget hjælp med nogle praktiske opgaver (f.eks. opsætning af teltet og transport af ting og sager til Mindeparken). Derfor vil vi gerne bede hvert hold stille med et medlem til at hjælpe. Vi vil holde et møde I begyndelsen af august, hvor vi uddeler opgaverne, så når du registrerer holdet, bedes du anføre navn og e-mail på den medarbejder, der vil hjælpe os. Fristen for tilmelding er onsdag den 6. maj, men da folk har tendens til at registrere hurtigt, vil det være smart at handle hurtigt! Hvis der er enkeltpersoner, der ønsker at komme på et hold, kan de også sende en e-mail til Aurelien (dantan(a)phys.au.dk<mailto:dantan@phys.au.dk>), og så vil vi prøve at finde nogle holdkammerater. For mere information om selve stafetten: https://events.au.dk/dhl2020aarhus http://www.aarhusmotion.dk/event/dhl-stafetten Yderligere information om arrangementet vil følge, når vi nærmer os dagen. *Du kan finde størrelsesguide for løbetrøjerne her: Herrer: http://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/DHL/Stoerrelsesg… Damer: http://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/DHL/Stoerrelsesg… Mvh. PS! og FFB ........................................................................................ DHL 5 km relay race 2020. Race day: Thursday 20nd August 2020. As in previous years we will host a PS! / FFB tent for teams from IFA, with beer and sausages for all participants. Following the procedure from last year, we will be registering the teams via AU, so there will be no registration fee to pay Both PhD students and staff can register teams of 5 participants. A running Tshirt is given to those who participate for the first time. To register your team please send an email to Aurelien (dantan(a)phys.au.dk<mailto:dantan@phys.au.dk>) including * The team name For each of the five runners: * Name * Email address * Birth year * Gender * T-shirt size required* (only if you run the DHL relay for the first time) * The order in which they will run. And: * Mark up the name and add 'helper' for one of you - (see below) The organisers would appreciate some help with some practical tasks for the event (for example, setting up the tent and transporting items to Mindeparken). Therefore we would like to ask one member of each team to assist. We will hold a meeting in early August to distribute tasks, so please include the name and email address of the team member who will help in the email to the organisers when you register. The strict deadline for registering is Wednesday, May 6th, but as people tend to register quickly it would be smart to act fast! Individuals who want to be on a team can also send an email to Aurelien Dantan (dantan(a)phys.au.dk<mailto:dantan@phys.au.dk>) and we will try to find some teammates. For more information on the relay race: http://www.aarhusmotion.dk/event/dhl-stafetten https://events.au.dk/dhl2020aarhus Further information on the arrangement will follow as we get closer to the day. *You can find size guides for the running shirts here: Men: http://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/DHL/Stoerrelsesg… Women: http://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/DHL/Stoerrelsesg… Sincerely, PS! and FFB

1 0

[vip-all] IT-sikkerhed / IT Security
by Ulrik Ingerslev Uggerhøj 19 Mar '20

19 Mar '20

Kære alle. Vigtig information vedr. IT sikkerhed: https://medarbejdere.au.dk/info-og-nyheder/intern-info-og-nyheder/#news-175… Important information concerning IT security: https://medarbejdere.au.dk/en/info-and-news/internal-info-and-news/#news-17… Mvh. Ulrik

1 0

[vip-all] Info from IT Helpdesk
by Katrine Vasegaard 16 Mar '20

16 Mar '20

- Vores nødberedskab er stadig til rådighed, men for både at beskytte dem mest muligt, og for at have en reel mulighed for at planlægge og prioritere opgaver, bedes alle brugere der har behov for fremmøde i Helpdesk skrive eller ringe i forvejen. Vi vil gerne undgå at der står nogen i kø og venter, ligesom vi gerne vil kunne afslutte ekspeditionen hurtigst muligt for den enkelte. - Af sikkerhedsmæssige årsager er det kun AU-computere vi hjælper med at få VPN-adgang hjemmefra. Vi kan derfor ikke supportere private computere, hverken opsætningsmæssigt, eller med efterfølgende fejlsøgning, hvis nogen selv har forsøgt at løse VPN-adgangen. ******************* - Our emergency service is still available, but to both protect them as much as possible and to have the best real opportunity to plan and prioritize tasks, please ask all users who need attendance at Helpdesk to write or call in advance. We would like to avoid anyone standing in line waiting, just as we would like to be able to finish the task as quickly as possible. - For computer security reasons, we will only help with AU computers get VPN access from home. Therefore, we cannot support private computers, neither set-up, nor with subsequent support, if anyone has attempted to resolve the VPN access themselves. Med venlig hilsen/Kind regards Henrik Bruun Jensen Teamleader Mobil: +45 3023 1438 E-mail: hebje(a)au.dk<mailto:hebje@au.dk> Nat-Tech IT Administrationscenter Nat-Tech Aarhus Universitet Ny Munkegade 120, byg 1521 lokale 317 DK-8000 Aarhus C Helpdesk: +45 87 15 40 10 E-mail: aarhus.st.it(a)au.dk<mailto:aarhus.st.it@au.dk> Web: http://au.dk/stsupport

1 0

[vip-all] Nødvendig adgang til IFA / Necessary access to IFA
by Ulrik Ingerslev Uggerhøj 16 Mar '20

16 Mar '20

English below Kære alle. Jeg modtager løbende henvendelser om muligheden for adgang til IFA: Man kan tage kortvarigt ind på IFA hvis det er absolut nødvendigt, f.eks. ved kritisk nedbrud af essentiel forskningsinfrastruktur, eller hvis man får behov for at hente uundværligt udstyr til etableringen af sin hjemmearbejdsplads. Man skal orientere mig inden adgang til IFA, med en kort beskrivelse af formålet, og efterfølgende orientere mig om, at man igen er ude fra IFA (af hensyn til egen sikkerhed). Mvh. Ulrik ********* Dear All. I regularly receive enquiries about the possibility of access to IFA: You can access IFA briefly if it is absolutely necessary, e.g. in the event of a critical breakdown of essential research infrastructure, or if you need to download indispensable equipment for the establishment of your home workstation. You must inform me before access to IFA, with a brief description of the purpose, and subsequently inform me that you are again out from the IFA (for the sake of your own safety). Best regards, Ulrik

1 0

[vip-all] FW: AU-medarbejdere og studerende i udlandet / AU-staff and students abroad
by Ulrik Ingerslev Uggerhøj 15 Mar '20

15 Mar '20

Kære medarbejder på IFA/Dear IFA employee. Jeg videresender hermed en besked fra universitetsdirektøren om rejser etc./I am hereby forwarding instructions from the University Director regarding travels etc. For de af jer, som jeg allerede har talt/mailet med, giver nedenstående ikke anledning til ændringer/For those of you with whom I have already communicated, the instructions given below do not lead to changes. Mvh. Ulrik *********** See English version below Kære medarbejdere Der er mange informationer i disse dage, da Corona-forholdsreglerne løbende bliver ændret. Senest i aftes med myndighedernes udmelding fredag den 13. marts om indrejse og udrejse. På den baggrund skærper Aarhus Universitet sin position i forhold til rejser. Medarbejdere på Aarhus Universitet Aarhus Universitet fraråder på det kraftigste tjenesterejser til udlandet, og vi opfordrer lige så kraftigt alle ikke bosiddende medarbejdere i udlandet til at komme hjem hurtigst muligt. Kontakt din nærmeste leder for at vurdere din situation, hvis du er i tvivl. Det bliver sværere og sværere at komme til Danmark, og der kan komme til at opstå kapacitetsproblemer også i andre landes sundhedssystemer. Medarbejderne skal holde sig orienteret via Udenrigsministeriets retningslinjer<https://um.dk/> Bosiddende medarbejdere i udlandet anbefales ikke at rejse hjem, med mindre de føler sig utrygge eller frygter at strande i udlandet. Også her skal man holde sig orienteret via Udenrigsministeriets retningslinjer (link ovenfor). Orientering i forhold til studerende Studerende og ph.d.-studerende, der er på længerevarende ophold i udlandet, anbefales at overveje, om de ønsker at fastholde udlandsopholdet eller at rejse hjem – begge dele er en mulighed. I beslutningen bør følgende overvejelser indgå: • Kvaliteten og kapaciteten af det lokale sundhedsvæsen, hvis du skulle blive syg. • Tidspunktet for din planlagte hjemrejse. Hvis den er nærtforestående, kan du risikere, at flytrafikken er ramt af mange aflysninger, når du skal rejse. • Har du stadig adgang til undervisning på dit værtsuniversitet? Hvis ikke, kan det være en god ide at komme hjem nu. Hvis du vælger at blive, skal du følge de anvisninger, du får fra de lokale myndigheder og din værtsinstitution. Du skal holde dig orienteret på Udenrigsministeriets hjemmeside og tilmelde dig danskerlisten, så du hele tiden modtager de nyeste opdateringer om dit værtsland. Denne information ligger til de studerende på au.dk/corona<https://medarbejdere.au.dk/corona/>, som løbende opdateres. Også for jer medarbejdere. Men gå gerne til nærmeste leder, hvis du har spørgsmål. Au u Denne helt usædvanlige situation er svær at håndtere på mange måder. Vi må gøre vores bedste. Det var et af budskaberne fra rektor Brian Bech Nielsen i nyhedsbrevet fra universitetsledelsen i går. Se videohilsen fra Brian Bech Nielsen<https://www.youtube.com/watch?v=TNGmyHOfltE&feature=youtu.be> ---------------------- Dear employees, At the moment, there is a lot of information as the coronavirus precautions are changed on an ongoing basis. This was also the case last night, Friday 13 March, when the authorities made the announcement regarding travels to and from Denmark. Based on this, Aarhus University takes the following position in relation to travelling. Employees at Aarhus University Aarhus University strongly advises against official trips abroad, and we also strongly encourage all members of staff who do not live abroad to return to Denmark as quickly as possible. If in doubt, please contact your immediate supervisor for an assessment of your situation. It becomes increasingly difficult to get to Denmark, and capacity problems may occur also in the healthcare system in other countries. Members of staff must stay informed via The Ministry of Foreign Affairs of Denmark’s guidelines<https://um.dk/> Members of staff living abroad are not recommended to return to Denmark unless they feel unsafe or fear that it will not be possible for them to return to Denmark. In this case, it is also important to stay informed via The Ministry of Foreign Affairs of Denmark’s guidelines (link above). Information in relation to students Students and PhD students who are on long-term stays abroad are recommended to consider whether they want to continue their stay abroad or they want to return to Denmark – both options exist. In making this decision, the following should be considered: • The quality and the capacity of the local healthcare system in case you get sick. • The specific time of your planned return to Denmark. If you are planning to return to Denmark in the near future, there may be a risk that a lot of planes are cancelled when it is time for you to go home. • Is it still possible for you to participate in teaching at your host university? If not, it may be a good idea to come home now. If you choose to stay, you must follow the instructions from the local authorities and your host institution. You must stay informed on The Ministry of Foreign Affairs of Denmark’s website and sign up on the ‘danskerlisten’ to ensure that you receive the latest updates about your host country. This information is available for students on au.dk/corona<https://medarbejdere.au.dk/en/corona/> which is updated on a regular basis. And for AU staff as well. If you have questions, please contact your immediate supervisor. This quite unusual situation is difficult to handle in many ways. We must do the best we can. This was one of the messages from Rector Brian Bech Nielsen in the news from the senior management team yesterday. See the video from Brian Bech Nielsen<https://www.youtube.com/watch?v=TNGmyHOfltE&feature=youtu.be> Arnold Boon Universitetsdirektør Telefon: 2875 7067 E-mail: director(a)au.dk<mailto:director@au.dk> https://pure.au.dk/portal/da/director@au.dk https://www.linkedin.com/in/arnold-boon-0259436/ [Beskrivelse: Logo for Aarhus Universitet]

1 0

[vip-all] Entrance during Corona emergency
by Ulrik Ingerslev Uggerhøj 12 Mar '20

12 Mar '20

English below Kære alle. Jeg modtager en del spørgsmål om undtagelser for påbudet om at blive hjemme: sådanne undtagelser vil ikke blive tilladt. Kritisk infrastruktur vil blive tilset af Claus Grosen, IFAs sikkerhedsleder, og skift mellem Torben Hyltoft og René Warthoe for påfyldning af flydende kvælstof. Hvis du har udstyr der ikke kan lukkes ned - denne ekstraordinære tilstand kan meget vel vare længere end to uger - skal du instruere Claus, René eller Torben i dag, om hvad de skal gøre og hvornår. Jeg anbefaler på det kraftigste at lukke helt ned, for at sikre at dit udstyr ikke tager skade. Medmindre du er en af de ovenfor nævnte tre tekniske medarbejdere, SKAL du blive hjemme! Mvh. Ulrik ***************** Dear all. I am receiving numerous questions about exceptions for the instruction that you must stay at home. Such exceptions will not be granted. We have assigned Claus Grosen, as the department head of security, and shifts among Torben Hyltoft and René Warthoe, to take care of critical infrastructure, amongst these the filling of liquid nitrogen. If you have equipment that cannot be shut down - this emergency may well last much longer than two weeks - you must instruct Claus, René or Torben today about what to do and when. I strongly recommend shutting down completely, in order not to damage your equipment. Unless you are amongst the three above mentioned technical staff members you MUST stay at home! Best regards, Ulrik Ulrik I. Uggerhøj Department of Physics and Astronomy Aarhus University Denmark Phone: +45 2338 2373

1 0

[vip-all] Ferieregistrering 2020 (mini- ferieår) - Holiday registration 2020 (mini holiday year)
by Katrine Vasegaard 11 Mar '20

11 Mar '20

Kære alle Her følger information om ferieregistrering for det kommende "mini-ferieår". Ønsker du anden ferie end standardferien, kan du i maj 2020 ændre dette ved mail til heidi.pedersen(a)phys.au.dk<mailto:heidi.pedersen@phys.au.dk> iflg. aftale med din nærmeste leder. Brug for mere info omkring den nye ferielov? Se nærmere her: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/ferie/ eller spørg Heidi Pedersen i Informationen. ***************** Dear all, Enclosed please find information on the holiday registration for the coming "mini" holiday year. If you wish to take other vacation than the standard vacation, you can change this in May 2020 by e-mail to heidi.pedersen(a)phys.au.dk<mailto:heidi.pedersen@phys.au.dk> in agreement with your supervisor. Need more information about the new holiday act? See more here: https://medarbejdere.au.dk/en/administration/hr/holiday/ or ask Heidi Pedersen at the Information Desk. ---------------------------------------------------- Katrine Vasegaard Head of the Secretariat Department of Physics and Astronomy [cid:image001.png@01D32197.10AF7970] Aarhus University Ny Munkegade 120 DK-8000 Aarhus C Denmark Office: 1520-317 E-mail: katvas(a)phys.au.dk<mailto:katvas@phys.au.dk> Mobile: +45 2338 2398

1 0

[vip-all] Udenlandske gæster/visitors from abroad
by Ulrik Ingerslev Uggerhøj 11 Mar '20

11 Mar '20

In English below Kære alle. I forlængelse af nedenstående mail, som alle naturligvis skal læse og respektere, vil jeg på IFA indtil videre indføre forbud mod at modtage nye udenlandske gæster, medmindre det fremgår af skriftlig ansøgning til mig, at der er meget gode grunde til at de skal komme, at det skal være nu, og at deres besøg ikke kan erstattes af f.eks. video-konference. Jeg tager stilling sag for sag, men den generelle retningslinie vil være at det ikke er muligt. De gæster vi allerede har på IFA, er naturligvis stadig velkomne. Mvh. Ulrik Dear all. In continuation of the email announcement below, which everyone must of course read and respect, I hereby require that you do not have new visitors from abroad at IFA, unless it is stated in a written application to me that there are very good reasons why they need to come, why it must be now, and that their visit cannot be replaced by e.g. video conference. I will decide on a case-by-case basis, but the general rule will be that it is not possible. Any guests already at IFA are of course still welcome. Best regards, Ulrik From: "bulkmail.au" <bulkmail.au-bounces(a)MailList.au.dk> on behalf of "No-reply, Aarhus Universitet" <noreply(a)au.dk> Date: Wednesday, 11 March 2020 at 08.01 To: "'bulkmail.au(a)Maillist.au.dk'" <bulkmail.au(a)Maillist.au.dk> Subject: Nye foranstaltninger for at begrænse smitte af coronavirus // new measures to limit the spread of the corona virus In English below Kære medarbejder på Aarhus Universitet Som det er alle bekendt, er situationen alvorlig i forhold til coronasmitte i Danmark i disse dage. Som uddannelses- og statsinstitution har vi et særligt ansvar for at bidrage til at begrænse smitten, hvilket er myndighedernes meget klare fokus lige nu. Vi træffer derfor nu en række foranstaltninger beskrevet i det følgende for at leve op til det ansvar. Hvis du har/får symptomer, som kan tilskrives coronavirus, skal du hurtigt kontakte egen læge telefonisk og følge dennes anbefalinger. Hvis du har haft eller får tæt kontakt til en person, der har en coronavirusinfektion, skal du ligeledes kontakte egen læge telefonisk og følge dennes anbefalinger. Som universitet finder vi det afgørende, at vi i videst muligt omfang opretholder vores kerneaktiviteter i forhold til samfundet, uddannelse, forskning og rådgivning af myndigheder. På nuværende tidspunkt fortsætter universitetets fem fakulteter afviklingen af de planlagte undervisningsaktiviteter, både i forhold til undervisning og eksamen, dog med én undtagelse, idet de medicinstuderende på kandidatuddannelsen ikke længere må møde op til fysiske forelæsninger og holdundervisning på universitetshospitalet – foreløbig marts måned ud. Læs mere her<https://clin.medarbejdere.au.dk/forskerstoette/kort-om-corona-paa-ikm/> Vi lader indtil videre biblioteker, læsepladser og kantiner være åbne. Det sker for at sikre de studerendes adgang til studiepladser. Dog indskærper vi, at alle brugere af disse faciliteter viser hensyn til hinanden ved fx at holde afstand samt vaske eller afspritte hænder, når man går ind og ud af lokalet. Dermed bidrager vi til at forebygge smitten (læs nærmere på coronasmitte.dk – forbyg smitte<https://politi.dk/coronavirus-i-danmark/forebyg-smitte>) Digitale undervisningsplatforme Vi forbereder os på det scenarium, at vi ikke kan afvikle undervisning på traditionel vis og er ved at etablere mulighed for fjernundervisning gennem digitale undervisningsløsninger. Vi regner med inden for ganske kort tid at kunne indføre fjernundervisning for langt de fleste undervisningsaktiviteter, såfremt det bliver nødvendigt. Forskning De lokale forskningsaktiviteter fortsætter uændret for nuværende. Såfremt situationen hindrer det, skal du informere din nærmeste leder. Arrangementer, herunder fx konferencer og seminarer Gældende fra nu og indtil andet måtte blive meddelt, afvikler vi kun arrangementer som konferencer og seminarer, hvis afholdelse er kritisk for kerneaktiviteterne uddannelse, forskning og rådgivning. Arrangementer, som ikke er kritiske for uddannelse, forskning og rådgivning, aflyses eller udskydes – det gælder også arrangementer med under 1000 deltagere. Det drejer sig både om arrangementer, vi selv står bag, og arrangementer med eksterne arrangører på Aarhus Universitet. Hvis du er i tvivl, om et arrangement, du som medarbejder står bag, skal afholdes, skal du afklare dette med din nærmeste leder. Hvis afholdelsen af et arrangement vurderes at være kritisk i forhold til uddannelse, forskning eller rådgivning og derfor bør afvikles, så følg nøje myndigheders anvisninger om forholdsregler (link til coronasmitte.dk<http://www.coronasmitte.dk/>). Dog gælder myndighedernes anbefaling om ikke at afholde arrangementer med mere end 1000 deltagere naturligvis fortsat. Med disse foranstaltninger følger det naturligt, at sociale arrangementer på universitetet bør aflyses eller udskydes. Hvis du som medarbejder er i tvivl, om et arrangement bør aflyses eller udskydes, skal du afklare dette med din nærmeste leder. Vi oplever allerede nu, at mange melder fra til arrangementer på universitetet. Ligesom der fx er eksterne oplægsholdere eller samarbejdspartnere, som ikke ønsker at komme på universitetet i den nuværende situation. Vi opfordrer jer medarbejdere til at være påpasselige med, hvilke aktiviteter I deltager i forbindelse med tjenesten. Hvis det ikke er en aktivitet, hvis afholdelse er kritisk for uddannelse, forskning eller rådgivning, bør I generelt undlade at deltage. Tjenesterejser til udlandet Alle tjenesterejser til udlandet bør indtil videre udskydes eller aflyses. Det gælder for tjenesterejser til alle lande. Det kan virke drastisk, men vi gør dette for at begrænse smitte til og fra Danmark. Administrative medarbejdere og medlemmer af ledelsen vil for indeværende ikke tage på tjenesterejser til udlandet. Tjenesterejser indlands Aarhus Universitet anbefaler, at medarbejdere og studerende nøje følger myndighedernes anvisninger i forhold til offentlig transport. Studierejser Undervisere og studerende bør indtil videre undlade at tage på studierejser. Transport til og fra universitetet Aarhus Universitet anbefaler, at medarbejdere og studerende nøje følger myndighedernes anvisninger i forhold til offentlig transport. Rejser i privat regi Universitetet anbefaler, at medarbejdere følger myndighedernes anbefalinger vedrørende rejser til udlandet<https://politi.dk/coronavirus-i-danmark/hvis-du-skal-ud-at-rejse>. Taskforce og løbende opfølgning Vi har etableret en corona-taskforce på universitetet, som følger situationen nøje, og som løbende er i kontakt med de øvrige universiteter. Følg med på AU’s corona-hjemmeside. Der vil komme nye informationer i takt med udviklingen. På vegne af universitetsledelsen Arnold Boon, Berit Eika og Brian Bech Nielsen · Dear Aarhus University employee, As I’m sure you’re aware, the coronavirus outbreak in Denmark right now is a serious situation. As an educational and state institution, we have a special responsibility to do our part to limit the spread of the virus, which is the government's very clear focus right now. To live up to our responsibility, we have decided to introduce a number of measures that will be described below. If you have any symptoms that can be attributed to the coronavirus, you must immediately contact your own doctor by phone and follow his or her recommendations. If you have had or are in close contact with someone who has a coronavirus infection, you must also contact your own doctor by telephone and follow his or her recommendations. As a university, it is crucial that we continue to perform our core activities to the greatest extent possible in relation to society, education, research and public sector consultancy. For the moment, the university’s five faculties will continue to carry out planned teaching activities, both in relation to classes and exams. However, there is one exception: medical Master’s degree students must not participate in physical lectures and classroom instruction at the university hospital. For the time being, this will apply for the month of March. Read more here<https://clin.medarbejdere.au.dk/en/forskerstoette/coronavirus-at-clinical-m…> We will also keep libraries, study spaces and cafeterias open for the time being. We are doing so to make sure that students have access to study spaces. However, we strongly emphasise that users of these facilities must show consideration for each other, for example by maintaining social distance and washing or disinfecting their hands when entering and leaving the room. In this way, we can contribute to limiting the spread of the virus (read more on the coronasmitte.dk website – in English<https://politi.dk/en/corona-virus-covid-19-in-denmark>) Digital teaching platforms We are preparing for the eventuality that we will be unable to conduct teaching as usual, and are in the process of setting up digital teaching solutions that will enable remote teaching. We expect to be able to introduce remote teaching for the majority of teaching activities in a very short time in the event that this becomes necessary. Research Research activities at the departments and centres will continue as usual at present. If the situation makes this impossible for you, inform your immediate supervisor. Events including conferences and seminars Effective immediately and until further notice, events such as conferences and seminars will only be held if they are critical to the core activities education, research and consultancy. Events that are not critical to education, research and consultancy must be cancelled or postponed. This also applies to events with under 1000 participants, and to events organised by Aarhus University as well as events held at Aarhus University by external organisers. If you are in doubt about whether an event for which you are responsible as an employee should be held, you must discuss and clarify this with your immediate supervisor. If an event is considered critical to education, research or consultancy and should be held for that reason, the authorities’ instructions regarding the necessary precautions must be followed carefully (link to coronasmitte.dk<https://politi.dk/en/corona-virus-covid-19-in-denmark>). Please note that naturally, the authorities’ recommendation not to hold events with over 1000 participants must still be followed in all cases. As a natural consequence of these precautions, social events at the university should be cancelled or postponed. If you are in doubt about whether an event should be cancelled or postponed, discuss and clarify this with your immediate supervisor. We are already seeing that many participants in events at the university are cancelling, just as there are external speakers and partners who do not wish to visit the university under the current circumstances. We encourage all employees to exercise caution in relation to what work-related activities you participate in. If an activity is not critical to education, research or consultancy, as a general rule, you should refrain from participating. Work-related travel abroad For the time being, all work-related travel abroad should be postponed or cancelled. This applies to work-related trips to all countries. This may seem drastic, but we are introducing this measure to limit the spread of infection to and from Denmark. Until further notice, there will be no travel abroad for administrative employees and members of management. Domestic work-related travel Aarhus University advises employees and students to follow the government’s instructions regarding public transportation carefully. Study trips Teaching staff and students should cancel any study trips for the time being. Transportation to and from the university Aarhus University advises employees and students to follow the government’s instructions regarding public transportation carefully. Non-work-related travel The University advises employees to comply with the Danish authorities’ recommendations concerning trips to other countries<https://politi.dk/coronavirus-i-danmark/hvis-du-skal-ud-at-rejse> (In Danish only) Task force We have a corona task force at the university that is monitoring the situation closely, and which is in regular contact with the other Danish universities. On behalf of the senior management team, Arnold Boon, Berit Eika and Brian Bech Nielsen

1 0